Переход HR-департамента на электронный документооборот: вопросы и ответы
04 мая / 2020
О возможности внедрения электронных трудовых книжек власти заговорили более трех лет назад. Первые экспериментальные переходы на электронный документооборот (ЭДО) в кадровых подразделениях состоялись в 2018 году, а сейчас начинается массовое внедрение кадрового ЭДО на предприятиях. О том, с какими вопросами чаще всего сталкиваются руководители кадровых подразделений, рассказывает руководитель проектов департамента систем управления документами компании ЛАНИТ Светлана ЯКУШЕВА.
— С чего должен начаться перевод компании на электронный документооборот и каким образом можно провести его без потери важных данных и без переучивания сотрудников кадрового подразделения? О чем нужно знать на старте и есть ли у задачи по переходу на ЭДО простое решение?
— Прежде всего работодатель должен закрепить в коллективном и трудовом договоре права и обязанности сторон, а также виды документов, которые будут оформляться с использованием электронной подписи. Важно понимать, что компания сама несет расходы по ведению электронных документов, а также оплачивает электронную подпись для работника.
Что касается сохранности важных данных, то здесь у электронного документа больше преимуществ, чем у бумажного: бумажный может потеряться, например при ненадлежащем хранении или архивировании, а электронный всегда можно будет найти в системе.
Те же трудовые договора, которые высылаются по обычной почте, могут быть утеряны, а в электронном виде этот документ никуда не денется.
— Прежде всего работодатель должен закрепить в коллективном и трудовом договоре права и обязанности сторон, а также виды документов, которые будут оформляться с использованием электронной подписи. Важно понимать, что компания сама несет расходы по ведению электронных документов, а также оплачивает электронную подпись для работника.
Что касается сохранности важных данных, то здесь у электронного документа больше преимуществ, чем у бумажного: бумажный может потеряться, например при ненадлежащем хранении или архивировании, а электронный всегда можно будет найти в системе.
Те же трудовые договора, которые высылаются по обычной почте, могут быть утеряны, а в электронном виде этот документ никуда не денется.
«Что касается сохранности важных данных, то здесь у электронного документа больше преимуществ, чем у бумажного»
Системы ЭДО для кадровиков отвечают ключевым требованиям сотрудников этого подразделения: простота поиска и формирования документов, быстрое согласование и отсутствие риска потерять важные сведения.
— Каковы перспективы развития систем ЭДО для кадрового документооборота? Какие опции будут надстроены в ближайшее время?
— Если прежде все кадровые документы необходимо было хранить только в бумажном виде, то с изменением в законодательстве, все документы возможно будет хранить в электронном виде. Система по кадровому ЭДО позволяет управлять следующими видами кадровых документов:
- документы по приему на работу (заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу);
- документы по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу);
- документы по увольнению с работы (заявление об увольнении, приказ об увольнении).
Кроме того, в системе автоматически формируются все документы по оформлению отпусков, поощрений, командировок и т. д.
— Как будет структурирована единая система по ведению кадрового документооборота?
— Полномасштабная система будет включать в себя основные управленческие задачи. Соответственно, ее можно разделить на функциональные блоки, подсистемы, которые связаны между собой. Организационно-правовая документация. Персональная документация. Договорная документация. Распорядительная документация. Учетная кадровая документация. Информационно-справочная документация. Состав документов кадровой службы в реальности зависит от масштабов и структуры компании, может быть уже или шире, но система ЭДО может применяться в любом случае.
— Каким образом будут вестись архивы?
— Для хранения договоров предполагается подсистема учета трудовых договоров. В перспективе Единая система учета трудовых договоров должна стать эталонной базой данных по трудовой истории, которая будет одним из источников данных для Систем рынка труда. Сведения о трудовой деятельности работников из системы будут передаваться в Пенсионный фонд.
Для хранения личных дел планируется отдельная подсистема. Информация по сотруднику может быть выгружена из кадровой системы. В электронном личном деле будет храниться вся информация и документы по сотруднику с возможностью пополнять данные. Разделяться документы личного дела будут так: в одной группе — документы, предъявляемые работником при приеме на работу; в другой — документы, фиксирующие прием на работу; в третьей — документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации.
Сегодня бланки документов обычно формируются в кадровой системе, но хранятся в бумажном виде. Однако с изменениями в законодательстве все документы можно будет хранить в электронном виде — даже трудовые договора возможно будет оформлять в онлайн-формате с помощью цифровой подписи и хранить в электронном виде. Внедрение электронной подписи позволит не тратить ресурсы на отправку удаленному сотруднику его договора или других документов, а также упростит работу ОЦО (объединенный центр обслуживания) в распределенных организациях и холдингах в части кадровых документов.
— Внедрение ЭДО в кадрах упростит или усложнит оформление текущих кадровых документов — например, отпусков? Какие процессы можно автоматизировать?
— Упростит, причем существенно. Главное — упрощение затронет согласование, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документа. Как вы уже знаете, после удачных экспериментов Минтруд разрешил использовать электронные больничные, появились электронные трудовые книжки. И пока идет новый эксперимент по работе с электронными документами, касающихся трудовых отношений с работниками, мы автоматизировали у себя и у многих компаний подготовку заявления на отпуск. Теперь это выглядит так: я захожу в систему электронного документооборота LanDocs (разработка компании ЛАНИТ) и выбираю дату заявления. Система подсказывает, сколько на данный момент я могу взять дней отпуска. Затем я выбираю даты, отмечаю сотрудников, которые будут меня в этот период замещать, и далее LanDocs автоматически сгенерирует форму заявления, отметив сотрудников, с которыми мне нужно его согласовать. После этого все, кто участвует в согласовании моего заявления, последовательно его получают.
Всегда можно посмотреть, на ком движение заявления остановилось. В корпоративной системе учета при этом отображаются не только бланки, но одновременно автоматически рассчитываются накопленные дни отпуска в календарных и рабочих днях от даты найма, вводятся периоды отгулов, учитываются заявления отпусков за свой счет и формируется файл заявления для кадровой службы. При необходимости все эти сведения могут быть получены через интеграцию с HR-системой.
— Существует ли такое же решение для командировок?
— У компании, использующей ЭДО от ЛАНИТ, есть возможность формирования заявок на командировки, автоматизации процесса их согласования и обработки в заинтересованных службах компании. Вы можете отрегулировать бюджетирование поездки в разрезе статей затрат, в том числе начисления командировочных. Служебные записки на командировки будут формироваться автоматически. Также в программе предусмотрено отслеживание сроков и контроль предоставления отчетных документов командированными сотрудниками.
— Каковы перспективы развития систем ЭДО для кадрового документооборота? Какие опции будут надстроены в ближайшее время?
— Если прежде все кадровые документы необходимо было хранить только в бумажном виде, то с изменением в законодательстве, все документы возможно будет хранить в электронном виде. Система по кадровому ЭДО позволяет управлять следующими видами кадровых документов:
- документы по приему на работу (заявление о приеме на работу, трудовой договор, приказ о приеме на работу);
- документы по переводу на другую работу (заявление о переводе на другую работу, представление о переводе на другую работу, приказ о переводе на другую работу);
- документы по увольнению с работы (заявление об увольнении, приказ об увольнении).
Кроме того, в системе автоматически формируются все документы по оформлению отпусков, поощрений, командировок и т. д.
— Как будет структурирована единая система по ведению кадрового документооборота?
— Полномасштабная система будет включать в себя основные управленческие задачи. Соответственно, ее можно разделить на функциональные блоки, подсистемы, которые связаны между собой. Организационно-правовая документация. Персональная документация. Договорная документация. Распорядительная документация. Учетная кадровая документация. Информационно-справочная документация. Состав документов кадровой службы в реальности зависит от масштабов и структуры компании, может быть уже или шире, но система ЭДО может применяться в любом случае.
— Каким образом будут вестись архивы?
— Для хранения договоров предполагается подсистема учета трудовых договоров. В перспективе Единая система учета трудовых договоров должна стать эталонной базой данных по трудовой истории, которая будет одним из источников данных для Систем рынка труда. Сведения о трудовой деятельности работников из системы будут передаваться в Пенсионный фонд.
Для хранения личных дел планируется отдельная подсистема. Информация по сотруднику может быть выгружена из кадровой системы. В электронном личном деле будет храниться вся информация и документы по сотруднику с возможностью пополнять данные. Разделяться документы личного дела будут так: в одной группе — документы, предъявляемые работником при приеме на работу; в другой — документы, фиксирующие прием на работу; в третьей — документы, выпускаемые в период деятельности работника в организации.
Сегодня бланки документов обычно формируются в кадровой системе, но хранятся в бумажном виде. Однако с изменениями в законодательстве все документы можно будет хранить в электронном виде — даже трудовые договора возможно будет оформлять в онлайн-формате с помощью цифровой подписи и хранить в электронном виде. Внедрение электронной подписи позволит не тратить ресурсы на отправку удаленному сотруднику его договора или других документов, а также упростит работу ОЦО (объединенный центр обслуживания) в распределенных организациях и холдингах в части кадровых документов.
— Внедрение ЭДО в кадрах упростит или усложнит оформление текущих кадровых документов — например, отпусков? Какие процессы можно автоматизировать?
— Упростит, причем существенно. Главное — упрощение затронет согласование, регистрацию, контроль исполнения и поиск в системе электронного документа. Как вы уже знаете, после удачных экспериментов Минтруд разрешил использовать электронные больничные, появились электронные трудовые книжки. И пока идет новый эксперимент по работе с электронными документами, касающихся трудовых отношений с работниками, мы автоматизировали у себя и у многих компаний подготовку заявления на отпуск. Теперь это выглядит так: я захожу в систему электронного документооборота LanDocs (разработка компании ЛАНИТ) и выбираю дату заявления. Система подсказывает, сколько на данный момент я могу взять дней отпуска. Затем я выбираю даты, отмечаю сотрудников, которые будут меня в этот период замещать, и далее LanDocs автоматически сгенерирует форму заявления, отметив сотрудников, с которыми мне нужно его согласовать. После этого все, кто участвует в согласовании моего заявления, последовательно его получают.
Всегда можно посмотреть, на ком движение заявления остановилось. В корпоративной системе учета при этом отображаются не только бланки, но одновременно автоматически рассчитываются накопленные дни отпуска в календарных и рабочих днях от даты найма, вводятся периоды отгулов, учитываются заявления отпусков за свой счет и формируется файл заявления для кадровой службы. При необходимости все эти сведения могут быть получены через интеграцию с HR-системой.
— Существует ли такое же решение для командировок?
— У компании, использующей ЭДО от ЛАНИТ, есть возможность формирования заявок на командировки, автоматизации процесса их согласования и обработки в заинтересованных службах компании. Вы можете отрегулировать бюджетирование поездки в разрезе статей затрат, в том числе начисления командировочных. Служебные записки на командировки будут формироваться автоматически. Также в программе предусмотрено отслеживание сроков и контроль предоставления отчетных документов командированными сотрудниками.
— Сколько времени в среднем занимает настройка системы ЭДО «под клиента» и насколько быстро система может обновляться вслед за новеллами законодательства?
— В среднем, настройка занимает от двух недель, и эти сроки зависят от количества автоматизируемых процессов. Что же касается изменений законодательства, то сейчас планируется разработка именно единой системы для всех с учетом измененного законодательства. Скорость обновлений будет зависеть от масштабности изменений. Например, если меняется какая-нибудь форма заявления, то обновление по нему можно сделать быстро, даже силами администраторов клиента. А вот если изменения коснутся целого бизнес-процесса, то может потребоваться более тщательная проработка, так как новшество может касаться многих блоков системы.
— Насколько хорошо защищены корпоративные сведения и личные данные сотрудников после перехода с бумажных документов на ЭДО?
— Данные в системе защищены надежно, для подтверждения корректности реализации LanDocs сертифицирован в системах сертификации ФСТЭК и ФСБ России. В системе предусмотрены все необходимые механизмы, в частности ограничения по правам доступа к данным (так же как и к другим документам), а также средства для шифрования данных, если это необходимо по требованиям информационной безопасности у клиента.
— В среднем, настройка занимает от двух недель, и эти сроки зависят от количества автоматизируемых процессов. Что же касается изменений законодательства, то сейчас планируется разработка именно единой системы для всех с учетом измененного законодательства. Скорость обновлений будет зависеть от масштабности изменений. Например, если меняется какая-нибудь форма заявления, то обновление по нему можно сделать быстро, даже силами администраторов клиента. А вот если изменения коснутся целого бизнес-процесса, то может потребоваться более тщательная проработка, так как новшество может касаться многих блоков системы.
— Насколько хорошо защищены корпоративные сведения и личные данные сотрудников после перехода с бумажных документов на ЭДО?
— Данные в системе защищены надежно, для подтверждения корректности реализации LanDocs сертифицирован в системах сертификации ФСТЭК и ФСБ России. В системе предусмотрены все необходимые механизмы, в частности ограничения по правам доступа к данным (так же как и к другим документам), а также средства для шифрования данных, если это необходимо по требованиям информационной безопасности у клиента.
