Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.

БАЗА ДОГОВОРОВ И ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТОВ

ПРОБЛЕМА

В компаниях любого размера, при большом потоке заключаемых договоров, как с клиентами, так и поставщиками становится трудно контролировать работу с документами, допускаются ошибки в документах, а в общем потоке задач поручения затягиваются на длительные срок или вовсе не исполняются. Отсутствие единой базы для учета договоров и инструментов контроля исполнения обязательств по ним, в том числе закрытия актами о выполненных работах и платежей, часто приводит к финансовым потерям (судебным издержкам, штрафам и пеням). Кроме того, существует большой риск заключения договора с неблагонадежным контрагентом, так как самостоятельная проверка по запросам в органы государственной власти занимает большое количество времени, но все равно не исключает риски финансовых потерь из-за несвоевременного поступления информации, например, о банкротстве компании-подрядчика или заказчика.

ЗАДАЧА

Необходимо создать единую автоматизированную базу для обработки договоров, которая позволит:
1. Обеспечить быстрый поиск необходимого договора и всех связанных документов
2. Контролировать соблюдения сроков (исполнения) договоров и финансовых обязательств по ним
3. Контролировать подписание и отправку закрывающих документов
4. Оповещать ответственных о наступлении ключевых событий, поручениях и просрочках по договорам
5.Проверять заказчиков и поставщиков, с целью минимизировать риски заключения договоров с неблагонадежными контрагентами и первыми узнавать об изменениях

РЕШЕНИЕ

Готовое решение LanDocs «База договоров» позволяет систематизировать работу с договорами: вести реестр договоров с историей изменений, ответственными по документам и связанными документами, контролировать сроки согласования и исполнения, получать напоминания о поручениях и ключевых событиях по договорам, формировать оперативные отчеты по работе с документами и исполнительской дисциплине.


При создании или получении нового договора заводится карточка документа. В карточке указываются все имеющиеся данные: контрагент, регистрационная дата, сумма, номер договора (у исходящих договоров система присваивает номер автоматически), устанавливается уровень доступа и др.

В Базе договоров есть готовые карточки договора и договорных документов, а также их маршрутизация, которая обеспечивает:

  • Последовательное и параллельное согласование
  • Перенаправление и добавление новых согласующих в процессе
  • Контроль сроков согласования


База договоров, позволяет хранить все связанные документы по договору и его версии. Каждому документу можно установить сроки исполнения, благодаря чему будут осуществляться оповещения и отправка уведомлений ответственным лицам о важных событиях и приближении окончания допустимых сроков исполнения или оплаты. Оповещения о ключевых событиях по договору устанавливаются из карточки.



Решение «База договоров» позволяет оперативно выгружать отчеты в графическом и табличном виде, обеспечивающие контроль исполнения поручений.

ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТОВ

Дополнительные возможности решению «База Договоров» обеспечивает интеграционный модуль с Контур.Фокус, который позволяет автоматически загрузить реквизиты контрагента и проверить его на благонадежность и сделать вывод о возможности заключения сделки. В случае изменения статуса контрагента, система уведомит ответственного о финансовых трудностях компании-подрядчика.


 

Автоматизация процесса заполнения реквизитов исключает возможность допущения ошибок, которые случаются при ручном вводе данных. Результаты проверки сохраняются в отчете, который доступен по ссылке «отчет экспресс-проверки». 
Каждая проверка контрагента завершается формированием отчета Выписка ЕГРЮЛ или ЕГРИП. 

Пакет информации о контрагенте запрашивается автоматически и прикладывается к договору в момент инициации согласования, при этом каждому участнику процесса согласования предоставляется доступ к информации в соответствии с его ролью. Более того, мониторинг благонадежности ведется постоянно, и система уведомляет о смене статуса контрагента.

КОНТУР.ФОКУС АНАЛИЗИРУЕТ КОНТРАГЕНТОВ И ОЦЕНИВАЕТ РИСКИ НА ОСНОВЕ СВЕДЕНИЙ ИЗ БОЛЕЕ ЧЕМ 25 ОФИЦИАЛЬНЫХ ИСТОЧНИКОВ И ПЕРЕДАЕТ ДАННЫЕ В БАЗУ ДОГОВОРО LANDOCS




ИНТЕГРИРОВАННОЕ РЕШЕНИЕ LANDOCS БАЗА ДОГОВОРОВ И КОНТУР.ФОКУС ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТОВ ВНЕДРЯЕТСЯ ЗА 1 НЕДЕЛЮ И ОБЕСПЕЧИВАЕТ:

1.      Высокую скорость создания и согласования договоров

2.      Актуальные реквизиты контрагентов и оценку рисков в течение всей сделки

3.      Снижение количества ошибок в документах

4.      Оперативное уведомление об изменении статуса договора и контрагента

5.      Повышение исполнительской дисциплины

6.      Быстрый поиск договоров и связанных документов

7.      Снижение рисков коммерческих и финансовых потерь