Общий центр осблуживания (ОЦО)

ПРОБЛЕМА

Обычно в организации с филиалами или дочерними предприятиями бухгалтерский учет ведется самостоятельно в каждом удаленном подразделении, а это значит, что:
   •  Растут затраты на квалифицированный персонал в филиалах, который дублирует обязанности сотрудников в головном подразделении, и зачастую загружен полностью только в период проверок и подачи отчетности;
   •  Оригиналы документов теряются при передаче в головное подразделение, что грозит штрафами и пенями при несоблюдении требований проверяющих органов;
   •  Допускаются ошибки в документах из-за отсутствия унифицированного подхода в работе с документами. Это грозит финансовыми потерями в случае разногласий с контрагентами при исполнении обязательств по договорам. 

ЗАДАЧА

Создание объединенного центра обслуживания (ОЦО) позволит повысить скорость обработки, сократить количество ошибок и снизить расходы на хранение и обработку документов до 30% за счет того, что:
   1. ОЦО размещается в экономически выгодном регионе (учитывая стоимость аренды, стоимость необходимых специалистов на рынке труда и т.д.);
   2. Основные действия с документами проводит штат квалифицированных специалистов непосредственно в ОЦО;
   3. Сотрудники в филиале осуществляют минимальные действия с документом, например, сканируют и отправляют  в ОЦО;
   4. Внедряются технологии (например, электронная подпись) и разрабатываются регламенты, которые позволяют отказаться от пересылки бумажных документов. 

РЕШЕНИЕ

Переход к модели ОЦО становится все более привлекательным решением для компаний как международного, так и местного уровня, стремящихся к более эффективному и качественному выполнению вспомогательных функций, а также к экономии средств. Компании выносят непрофильные бизнес-процессы в централизованный бэк-офис, тем самым оптимизируют бизнес-процессы и сокращают операционные расходы.
Решение на базе программного продукта ABBYY FlexiCapture позволяет автоматизировать процесс извлечения информации из всех типов документов и передачу данных в информационную систему предприятия.



Благодаря внедрению ABBYY FlexiCapture компания получает:
   •   снижение стоимости хранения, логистики и поиска документации; 
   •   автоматическую классификацию и структурирование потока документов по типам; 
   •   удобный и быстрый доступ к документам для всех пользователей организации; 
   •   сокращение количества ошибок при вводе данных; 
   •   повышение качества и надёжности хранения первичной информации.

Создание ОЦО занимает от 7 до 12 месяцев, как показывает практика крупных российских компаний, расходы довольно быстро окупаются и начинают приносить прибыль.

Стандартный набор перечень статей расходов обычно включает в себя капитальные и операционные затраты. К капитальным затратам относится: затраты на наем, перевод, высвобождение персонала, затраты на внедрение систем и организацию IТ-инфраструктуры, затраты на подбор и ремонт помещения, организацию новых рабочих мест, затраты на внешних консультантов и проектную команду. Под операционными затратами понимается: ФОТ бухгалтеров в ОЦО и административного персонала ОЦО, все сопутствующие накладные расходы аналогично статьям затрат на внутреннюю бухгалтерию. Суммарно затраты на ИТ составляют не более 20%.

ПОДРОБНЕЕ О БАЗОВОМ ЭЛЕКТРОННОМ АРХИВЕ
ПОДРОБНЕЕ О ВНЕДРЕНИИ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА 




ОФОРМИТЕ ЗАЯВКУ, ОСТАВИВ ДАННЫЕ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ФОРМЕ