Landocs.ru
МЫ ДАЁМ 100% ГАРАНТИЮ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЧЕСТНОЙ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДО ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА И ГАРАНТИЮ НА ВНЕДРЕННУЮ СЭД В ТЕЧЕНИЕ 12 МЕСЯЦЕВ!

Электронный архив

ПРОБЛЕМА
Статья 17 Федерального закона 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» обязывает организации хранить первичные документы не менее 5 лет. Поэтому компании, работающие с большим объемом документов, часто обращаются за услугами хранения оригиналов документов. Стоимость услуг хранения достигает 80% затрат на документооборот, так как структуру затрат нельзя назвать прозрачной - предоставление оригиналов и копий документов по запросу сотрудников и ведение реестра документов оплачиваются отдельно. При этом быстрый доступ к оригиналам невозможен и сохраняется риск потери и порчи документов.

Наличие большого количества процессов и хозяйственных операций и, как следствие, работа с большим потоком финансовых и иных документов приводят к следующей проблеме, когда хранить и искать многочисленные документы для принятия и контроля принятых решений, а также готовиться к налоговым проверкам становится крайне сложно. 

ЗАДАЧА

Снижение затрат на хранение документов и повышение эффективности обработки бумажной документации возможно при создании электронного архива документов (архива бухгалтерской документации, архива технической документации, архива клиентских досье и пр.), что подразумевает создание центров сканирования и внедрение соответствующей автоматизированной системы, обеспечивающей захват, хранение, обработку и предоставление документов с учетом необходимой защиты персональных данных клиентов. 

РЕШЕНИЕ

Обладая высокой квалификацией и огромным опытом, специалисты компания ЛАНИТ создали уникальный программно-аппаратный комплекс, объединив возможности платформы ABBYY и LanDocs, для решения таких задач как:

  • 1. Формирование электронного архива сканированных копий документов, который обеспечивает надежное и долговременное хранение, а также использование большого объема разнообразных сведений;
  • 2. Построение системы учета поступления и передачи бумажных документов;
  • 3. Снижение количества ошибок в процессе работы с документами, а также риск их порчи и утери.

Компания ЛАНИТ предлагает использовать Электронный Архив, который имеет три функциональных составляющих:

  1. 1. Сканирование бумажных версий документов. Реализовано с использованием оборудования ведущих производителей сканирующей техники (Kodak, Panasonic, Fujitsu и др.).
  2. 2. Распознавание, верификация и преобразование в электронные версии документов. Реализованы на базе ABBYY Recognition Server. 
  3. 3. Хранение и оперативный доступ к оригиналам документов и электронным копиям. Реализовано на базе LanDocs.

Компания ЛАНИТ разработала уникальное решение электронного архива, базирующийся на двух платформах LanDocs и ABBYY Recognition Server и имеющий следующую архитектуру:

В электронном архиве от ЛАНИТ имеются следующие функциональные модули: 

1. Подсистема сканирования бумажных документов:

  • 1. Обеспечивает работу с документами которые имеют штрих-код или QR-код, напечатанный на первом листе; 
  • 2. Позволяет разделять документы в пачке при сканировании при наличии штрих-кода на первой странице;
  • 3. Отправляет созданные в результате сканирования на станции в ABBYY Recognition Server файлы на сервер;

2. Подсистема распознавания:

  • 1. Предоставляет возможность автоматического распознавания данных из штрих-кодов и определение типов каждого документа (договор, паспорт и т.д.);
  • 2. Обеспечивает экспорт каждого документа (договор, паспорт, свидетельство о браке, водительское удостоверение и т.д.) отдельным файлом с названием, соответствующим типу документа (договор, анкета, водительское удостоверение) в заранее определенный сетевой ресурс, а также формирует файлы изображений (например – в формате PDF или TIFF) и XML-файл, содержащие атрибутивную информацию из штрих-кода документа, созданного АБС, а именно ID клиента, ID договора, тип документа, ФИО клиента и информацию о регион, которая определится по тому, с какой точки сканирования (центра сканирования) поступил отсканированный документ. реализует гарантированную доставку файлов;

3. Подсистема хранения и извлечения документов:

  • 1. Сканирует определенный сетевой ресурс с заданным интервалом времени на предмет новых документов от ABBYY RS;
  • 2. Обрабатывает XML файлы с атрибутами документов;
  • 3. Автоматически формирует карточку клиента с атрибутами, куда прикрепляется документ и его скан-образ;
  • 4. Определяет наличие существующего клиента в картотеке клиентских досье и добавляет только новые документы и их скан-образы к существующей карте клиента;
  • 5. Автоматически формирует регистрационную карту клиента и регистрационную карту договора и прикрепит скан документами со всеми атрибутами, если соответствующие карты отсутствуют в базе;
  • 6. Позволяет организовать документы в произвольной иерархии личных и общих папок для классификации и быстрого доступа к документам. При этом используется механизм ссылок, когда ссылки на один документ могут находиться в нескольких папках одновременно;
  • 7. Обеспечит поиск документов по атрибутам договора или клиента (ID договора, ID клиента, типу документа, типу договора, ФИО, номеру паспорта, а также региону, в котором был заключен договор);
  • 8. Дает возможность установки произвольных связей между различными документами (например: договор – скан паспорта); 
  • 9. Предоставляет информацию о местоположении бумажного экземпляра документа (в разрезе папка - короб), перемещении и изъятии бумажного экземпляра документа;
  • 10. Учитывает все действия, выполняемые пользователями с документами (создание, изменение, просмотр, удаление и т.д.) с возможностью просмотра истории выполнения действий; 
  • 11. Обеспечивает разграничение доступа к документам для групп и пользователей системы по таким действиям как создание, редактирование, просмотр, удаление и управление правами, а также в соответствии с региональным делением;
  • 12. Дает возможность добавления новых полей на регистрационных картах документов администраторами и создания новых карточек с использованием визуального дизайнера, программы, позволяющей быстро и удобно добавлять новые поля и порядок их следования; 
  • 13. Предоставляет статистику в различных разрезах по заданному периоду по пользователям системы, по клиентам и продуктам, а наличие встроенного дизайнера отчетов, позволяет создавать отчеты по данным, хранящимся в системе.

Узнайте о стоимости и сроках внедрения базового электронного архива по ссылке ЗДЕСЬ


ОФОРМИТЕ ЗАЯВКУ, ОСТАВИВ ДАННЫЕ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ФОРМЕ