Управление договорами

Проблема

Работа с договорами является неотъемлемой частью деятельности компании, от качества и скорости этой работы зависит эффективность многих процессов в организации, но на каждом этапе работы с договором существуют свои риски и проблемы.
Высокий процент не типовых договоров в организации на этапе создания документа требует привлечения высокооплачиваемых сотрудников для решения рядовых задач, а также влечет за собой неоправданно длинный цикл согласования документа большим кругом лиц.
Из-за отсутствия четкого регламента согласования и подписания договоров, а также дополнительных соглашений и приложений к ним, серьезно замедляется и усложняется работа компании, что влечет задержки по оплатам или денежные потери, связанные с тем, что невозможно предоставить полный комплект документов для проверяющих органов или в суд.
Сравнение уже подписанного контрагентом договора занимает длительное время и при этом остаются риски проглядеть ошибку или несогласованное изменение в результате человеческого фактора, возможно подписание не последней версии договора, что также влечет за собой финансовые и репутационные потери.

Задача

Для повышения скорости создания и согласования договоров с минимазацией рисков допустить ошибку или намеренное изменение в договоре необходимо:
1. Повысить количество типовых договоров за счет удобной генерации документов на основе многовариантных шаблонов, что позволит быстро и правильно создавать договора рядовым сотрудникам.
2. Контролировать этапы согласования и исполнение поручений по договорам, что позволит придерживаться регламентных сроков и управлять просрочками.
3. Обеспечить возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись, что позволит избавиться от ошибок в договорах и сократить издержки, пени и штрафы по договорам.
4. Создать единое информационного пространства для учета, регистрации, согласования, хранения и утверждения договоров, дополнительных соглашений и иных связанных документов, что позволит сотрудникам формировать базу знаний и в полной мере соответствовать стандартам работы с документами в компании;
5. Реализовать возможность быстрого поиска договоров и связанных с ними документов, для возможности быстро собрать пакет необходимых документов для проверки или суда.

Решение

Решение LanDocs «Договорная работа» закрывает полный цикл от создания документа до сверки подписанного документа с последней согласованной версией и состоит из 3 частей:

1. КОНСТРУКТОР ДОКУМЕНТОВ LANDOCS

Который позволит превратить типовую форму в гибкий шаблон, который может предусматривать различные варианты условий. За счет этого, возможно снизить процент нетиповых форм документов до 50% в результате использования гибких шаблонов документов. Текст в документе формируется шаблоном на основании ответов в опросном листе по зависимостям и с формулировками, заданными экспертами.


Опросный лист




Формирование договора на базе ответов в опроснике


Исчезает необходимость проводить согласование и готовить записки-обоснования. Таким образом:
1. В процессе создания документа потребуется меньше высокооплачиваемых сотрудников;
2. Увеличивается скорость создания и согласования документов;
3. Снижается количество ошибок.

2. LANDOCS МАРШРУТИЗАЦИЯ

LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ позволяет моделировать протекающие в организации делопроизводственные процессы удобным и наглядным образом, посредством построения графических карт маршрутизации в нотации BPMN 2.0.



Карта маршрутизации описывает последовательные и параллельные маршруты выполнения операций по ролям (подразделениям) и отдельным исполнителям, необходимые информационные объекты на каждом этапе процесса, устанавливает временные параметры выполнения операций, условия перехода процесса к последующим этапам.
В результате вы сможете сократить затраты и время на согласование документов, сократить количество ошибок в документах, быстро реагировать на просрочки по этапам согласования и обеспечить точное соблюдения регламентов в организации.

3. СРАВНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ LANDOCS

Обеспечит возможность точной сверки последней согласованной версии документа с той версией, которую прислали на подпись, а это значит будет меньше судебных издержек, пеней и штрафов по договорам. А вашим сотрудникам:
- не нужно вычитывать документы
- не нужно открывать дополнительные программы
- увеличьте скорость заключения договоров




ОФОРМИТЕ ЗАЯВКУ, ОСТАВИВ ДАННЫЕ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ФОРМЕ