Landocs.ru
МЫ ДАЁМ 100% ГАРАНТИЮ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЧЕСТНОЙ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДО ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА И ГАРАНТИЮ НА ВНЕДРЕННУЮ СЭД В ТЕЧЕНИЕ 12 МЕСЯЦЕВ!

Совместная работа с документами

LanDocs+Мой Офис: расширенные возможности коллективной работы над документами

Проблема

Большинство систем электронного документооборота позволяют реализовать последовательное и параллельное согласование, а также их сложные комбинации.

Но почему параллельное согласование не работает на практике?

1.   Каждый участник вносит правки в свою версию документа;

2.   Исполнителю приходится сводить правки воедино, при этом возрастают риски допустить ошибку;

3.   Документ с незначительными правками возвращается одним и тем же сотрудникам.

Из-за отсутствия удобных средств совместной работы над документами при параллельном согласовании, сотрудники организуют групповую работу теми средствами, которые им доступны и удобны, прежде всего e-mail и мессенджеры (Skype, WhatsApp, Viber и др). В результате возникают следующие проблемы:

• Актуальный статус согласования дркумента не понятен исполнителю и ответственному руководителю;

• История переписки не привязана к документу и вскоре теряется;

• Посредством мессенджеров документ может выйти за пределы компании.

Задача

Для соблюдения сроков подготовки документов, необходимо реализовать возможность совместной работы сотрудников над документом. История изменений и переписки (в том числе мгновенными сообщениями) должна храниться в единой системе, при этом решение должно быть прозрачно интегрировано в процессы, идущие в СЭД.

Решение

Интегрированное решение «LanDocs + МойОфис» позволяет нескольким сотрудникам работать с единой версией документа в рамках процесса согласования, реализуемого в СЭД «LanDocs», предоставляя все необходимые инструменты совместной работы над документом.

Пользователям доступны средства форматирования, интуитивно понятные и привычные в популярных офисных программах. Решение совместимо с распространенными форматами, и позволяет переносить документы Word и Excel без потерь.

l+m1.png

На экране у каждого сотрудника всегда актуальная версия документа. Вносимые рабочей группой изменения он видит в режиме реального времени. Комментарии и обсуждения могут быть привязаны к конкретным фрагментам текста.

l+m2.png

Физически рабочая версия документа располагается в облаке. Права доступа синхронизируются с правами в СЭД, и устанавливаются в зависимости от стадии согласования. История изменений и комментарии сотрудников, вовлеченных в подготовку документа, также сохраняются.

Исполнитель или руководитель может в режиме реального времени отслеживать работу над документом и контролировать сроки подготовки, имея под рукой реальный статус и всю историю обсуждения документа.

По завершении этапа согласования, сотрудник может одной кнопкой прикрепить текущую версию документа к карточке в СЭД, а затем заверить своей электронной подписью. Таким образом, формальное согласование становится просто фиксацией результата совместной работы, и проходит максимально быстро.

Данное решение позволяет не просто соблюдать установленные регламентом сроки подготовки и согласования документов, но и значительно сократить их.


ОФОРМИТЕ ЗАЯВКУ, ОСТАВИВ ДАННЫЕ В РЕГИСТРАЦИОННОЙ ФОРМЕ