Работа с электронными документами

— LanDocs позволяет учитывать (регистрировать) и сохранять в хранилище файлы, созданные различными приложениями (тексты, таблицы, изображения, звуки и т.п.). При регистрации документа создается регистрационная карточка (РК)

— Реализована возможность настройки реквизитного состава карточки на специфику учета документов

— Для поиска документов можно пользоваться реквизитным, полнотекстовым или комбинированным поиском

Присвоение документу регистрационного номера происходит автоматически на основе настраиваемого формата (шаблона). Это позволяет безболезненно перейти от бумажной регистрации документов к электронной, не прерывая нумерации и не меняя принятых в организации правил номерообразования. При регистрации документа происходит автоматическая проверка документа на факт повторной его регистрации. При этом система обеспечивает автоматизированный ввод части реквизитов, сокращая время ручного заполнения полей РК.

Система предоставляет встроенные средства сканирования бумажных документов и визуализации их электронных образов. Распознавание сканированных образов документов реализовано посредством интеграции в LanDocs технологий FineReader.

Для каждой компании (предприятия, учреждения) LanDocs позволяет настроить перечень журналов, в которых производится регистрация документов. Свои журналы могут быть настроены для каждого подразделения. В системе реализована возможность создания фильтров (ограничивающих условий) на просмотр журналов и возможность создания консолидированных журналов, включающих документы, отобранные по заданным условиям.

LanDocs позволяет устанавливать и редактировать связи между документами с указанием содержательного типа связи, например: «первичный документ — ответный документ», «приказ — дополнение к приказу» и т.п.

Реквизиты документа хранятся в базе данных системы, содержание документов (файлы) хранятся в защищенном хранилище (доступ к нему осуществляется только через программную компоненту LanDocs: СЕРВЕР ДОКУМЕНТОВ).

Для облегчения поиска документов в LanDocs используются:

• структурированный набор журналов регистрации;
• консолидация (логическое объединение) документов из разных журналов в одном на основе определённых правил;
• структурированный набор личных папок, предназначенных для оптимальной организации ссылок на документы, зарегистрированные в различных журналах;
• рубрикатор, позволяющий проводить многоаспектную классификацию документов;
• запросы произвольной сложности, позволяющие при работе со списком отобрать только те документы, реквизиты которых отвечают условиям запроса. Запросы (фильтры) сохраняются как именованные объекты в БД системы и допускают повторное использование или модификацию;
• полнотекстовый поиск по содержанию документов с учетом изменчивости форм (морфологии) русского языка.

 

— Организация обмена документами и сообщениями в системе основана на использовании метафоры «почтовых ящиков»

Каждому пользователю LanDocs предоставлены папки его почтового ящика:

• «входящие»
  в ней содержатся все извещения и задания, адресованные пользователю;
• «исходящие»
  содержат информацию об отправленных пользователем сообщениях;
• «на контроле»
  содержат информацию о заданиях, в которых сотрудник указан как получатель отчета по выполнению этого задания;
• «контроль исполнения»
  содержат сообщения, в которых пользователь является контролером исполнения задания;
• «прочие»
  содержат сообщения, направленные пользователю в порядке информационного обмена и не требующие от него ответа.

Создание уведомления и поручения в системе возможно как по зарегистрированному документу, так и без документа. Система LanDocs уведомляет пользователя о поступлении в его адрес нового сообщения.

LanDocs обеспечивает автоматизированное создание списка рассылки документа и регистрацию факта отправки его или его копии адресату (адресатам). Рассылка документов может выполняться по личному или общему списку рассылки, по принадлежности к подразделению или роли (группе работников, объединенных по какому-либо признаку). Стандартные алгоритмы рассылки — «последовательно по цепочке» и «веером». Более сложные алгоритмы циркуляции документов реализуются посредством применения технологии WorkFlow (за нее отвечает компонента LanDocs: МАРШРУТИЗАЦИЯ).

LanDocs ведет автоматизированный учет движения документа, т.е. фиксирует в своей БД все действия пользователей, совершенные с документом, и изменения его статуса на протяжении всего жизненного цикла документа от регистрации до сдачи в архив.