Услуга консалтинга - Аудит документационного обеспечения управления (делопроизводства) в Организации

Предметом аудита является текущее состояние делопроизводственных процессов по входящей, исходящей, внутренней документации, организационно-распорядительным и внутренним нормативным документам, работы с договорами, документами заседаний, поручениями должностных лиц.
Проведение консалтинга позволяет выработать рекомендации по оптимизации технологий документационного обеспечения управления и предложить перечень необходимых работ по их реализации.
Аудит делопроизводства осуществляется путем изучения существующей в Организации нормативной и методологической документации по делопроизводству. Параллельно необходимые сведения получают путем анкетирования и интервьюирования сотрудников, ответственных за делопроизводство в Организации по заранее согласованному опросному листу.

Задачами аудита и консалтинга документационного обеспечения управления являются:

анализ основных принципов формирования и движения документов и их детальное описание;
анализ функциональных обязанностей подразделений и их работников, как участников документооборота;
создание перечня документов и отчетных форм, использующихся в Организации;
описание проблем, выявленных в процессе обследования, и рекомендации по оптимизации технологии документационного обеспечения управления.

Во время проведения аудита делопроизводства выявляются узкие места в текущем состоянии делопроизводственных процессов (далее – процесс), например:

дублирование делопроизводственных функций разными исполнителями;
отсутствие контроля процесса, происходящего с конкретным документом на конкретном рабочем месте, или наоборот, излишние этапы контроля;
наличие лишних действий в процессе, например, невостребованных документов, отчетов, не участвующих в дальнейшем процессе либо повторяющих уже имеющуюся информацию;
неэффективность работы исполнителей вследствие недостаточной загрузки либо низкой квалификации;
нарушения методологии учета документации;
необоснованные задержки во времени прохождения документов и прочее.

Итогом аудита и консалтинга является документ «Отчет по результатам аудита делопроизводства», который описывает текущее состояние документационного обеспечения управления в Организации с указанием проблем и рекомендациями по совершенствованию технологии делопроизводства. Этот документ предназначен для разработки основных информационных технологических и организационных решений для каждого конкретного процесса (бизнес-процесса) и впоследствии должен стать основой для концепции создания единой системы электронного документооборота.

Сроки проведения аудита и консалтинга в Организации с численностью до 500 человек – 1.5 месяца.

Стоимость услуги определятеся индивидуально в ходе переговоров и рамок проекта.