Реализованные проекты

Исходная проблема

«Разгуляй-УКРРОС», один из лидеров агропромышленного рынка России, представляет собой группу компаний, объединенных общим руководством и направлением деятельности: предприятия группы заняты производством, переработкой и реализацией сельскохозяйственной продукции. Сложная структура холдинга предъявляет повышенные требования к качеству документационного обеспечения управления.

В настоящее время общий объем документооборота «Разгуляй-УКРРОС» составляет несколько десятков тысяч документов в год. Традиционное «бумажное» делопроизводство, которое велось здесь ранее, имело  существенные недостатки:

• часть документов, необходимых для принятия решений, задерживалась или терялась; 

• руководство не имело четкого механизма контроля исполнения принятых решений;

• процессы коллективной работы с документами, такие как согласование и визирование, отнимали неоправданно много времени.

В связи с этим было принято решение о создании автоматизированной системы документооборота (АСД) на базе серийного программного продукта.

Главными критериями его выбора стали полнота функциональности, минимизация рисков внедрения и возможность организации юридически значимого электронного документооборота. Выбор был сделан в пользу отвечавшей этим критериям линии программных продуктов LanDocs, разработанной одним из ведущих российских системных интеграторов – компанией ЛАНИТ. Решение было проверено в ходе пробной эксплуатации системы, которая завершилась за месяц до старта проекта.

До начала работ была создана совместная рабочая группа из шести человек, в которую входили (на разных этапах) специалисты в области документационного обеспечения управления и технические специалисты «Разгуляй-Укррос» и ЛАНИТ. Ее руководителями стали  заместитель генерального директора ЗАО «Разгуляй-Центр» Александр Коршунов и заместитель директора департамента систем управления документами компании ЛАНИТ Арсен Иванов.

Описание проекта внедрения

Реализация проекта проходила в два этапа: обследование и внедрение.

В результате обследования делопроизводственных процессов было составлено техническое задание на создание автоматизированной системы документооборота и разработан проект инструкции по электронному документообороту.

Для минимизации рисков проекта безбумажная технология работы с различными видами документов внедрялась поэтапно. ЛАНИТ нес полную ответственность за результат внедрения, его специалисты выполнили проект «под ключ», включая обучение работе с LanDocs администраторов системы и всех ее пользователей.

Необходимая для придания юридической значимости электронному документообороту подсистема электронной цифровой подписи и шифрования была реализована с использованием сертифицированного ФАПСИ криптоядра «КриптоПро CSP» компании КриптоПро.

Всего в процессе реализации проекта, работы по которому были начаты в июне и завершены в ноябре 2002 года, было автоматизировано 105 рабочих мест в пяти отраслевых подразделениях компании. До конца 2002 года масштаб внедрения был расширен, в настоящее время «Разгуляй-УКРРОС» эксплуатирует систему на 172 рабочих местах. Ближайшие перспективы проекта – подключение в контур электронного документооборота холдинга производственных предприятий.

Способность LanDocs работать с СУБД Microsoft SQL Server на недорогой платформе Intel позволила заказчику снизить начальные затраты, связанные с запуском проекта. Все серверные компоненты были установлены на один Intel-сервер c ОС Windows2000, подключение к которому рабочих станций осуществлялось по локальной сети. В качестве системы электронной почты в проекте был использован Microsoft Exchange.

Благодаря созданию АСД на базе LanDocs обработка входящей и исходящей корреспонденции, согласование договоров и многие другие делопроизводственные процессы осуществляются в электронном виде.

По словам заместителя генерального директора ЗАО «ЛАНИТ» В.Б. Карабутова: «Проект в холдинге «Разгуляй-УКРРОС» стал для ЛАНИТ первым опытом внедрения LanDocs в агропромышленной компании. Желание заказчика использовать передовые технологии  заставило нас задействовать практически все функциональные возможности системы. При той доле ответственности, которую мы взяли на себя в этом проекте, крайне важными для нас были решительность руководства Группы и оказанная им поддержка».

В связи с успешным окончанием работ заместитель генерального директора ЗАО «Разгуляй-Центр» Александр Коршунов сказал: «Мы считаем, что цели проекта достигнуты. В настоящее время руководством Группы принято решение о постепенном переходе к преимущественно безбумажному документообороту и организации корпоративного хранилища документов в электронном виде. Планируется последовательно автоматизировать управление документами на всех предприятиях Группы, включая иногородние. Мы уверены, что переход на современные технологии работы с документами позволит повысить эффективность нашей деятельности и обеспечит холдингу дополнительные конкурентные преимущества».

Инфорация о заказчике

Группа «Разгуляй-УКРРОС» отсчитывает свою историю с 23 октября 1992 года. Начав свою деятельность как трейдер на сельскохозяйственном рынке, компания активно развивалась, создавала сеть региональных представительств в России и на Украине. В 1995 года группа начала производственную деятельность в перерабатывающих отраслях АПК. "Разгуляй-УКРРОС" имеет свыше 30 предприятий в различных регионах России и контролирует ряд производственных предприятий, среди которых: 9 сахарных заводов, 6 комбинатов хлебопродуктов, 7 элеваторов и др. "Разгуляй-УКРРОС" ведет деятельность в Северо-Западном и Центрально-Черноземном регионах России, Верхнем и Среднем Поволжье, на Северном Кавказе, Южном Урале и Западной Сибири. Сегодня "Разгуляй-УКРРОС" удерживает лидирующие позиции в сфере производства, переработки и реализации сельскохозяйственной продукции сырьевой группы.

По данным портала ЭФКО (http://analitic.efko.ru/) на конец октября 2002 Группа занимает второе место  в СНГ по обороту среди аграрно-промышленных компаний.

 

Дополнительная информация:
Отзыв заказчика проекта