Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Электронный документооборот в отраслях



Система электронного документооборота Ландокс


Классическая система электронного документооборота (СЭД) призвана, прежде всего, организовать эффективную работу с документами в организации: исключить их потерю, сократить временные затраты на их передачу, упростить поиск и согласование. Еще одной важной базовой задачей СЭД в компании является повышение исполнительской дисциплины – контроль исполнения задач и поручений.  

Поэтому функциональность любой СЭД предусматривает автоматизацию таких ключевых бизнес-процессов организации, как работа с входящей и исходящей корреспонденцией, организационно-распорядительной документацией, внутренними документами и договорами. При этом благодаря настройке системы можно реализовать индивидуальные требования организации к данным процессам: адаптация карточек документов и справочников позволит учитывать уникальные реквизиты, свойственные отдельным типам документов или важные параметры для эффективной работы с ними некоторых сотрудников.

Настройка собственных маршрутов согласования документов ускорит внедрение системы и получение положительного эффекта от реализации проекта. А возможность настройки собственных отчетов существенно экономит время руководителей на контроль работы с документами и помогает рядовым сотрудникам планировать свое рабочее время.

Однако даже гибкая настройка СЭД не позволит решить специфические задачи, свойственные компаниям из определенных отраслей. Их процессы и формы документов, как правило, четко определены в законодательстве, не вписываются в рамки стандартной системы электронного документооборота и требуют особого подхода. Идеальным решением для таких организаций является использование отраслевой СЭД. 

СЭД для госсектора

Требования к работе с документами в госорганах подробно описаны в различных ГОСТах и законодательных актах, и ключевым отличием СЭД для госсектора является четкое соответствие этим требованиям. Однако помимо классических функций СЭД, упомянутых выше, отраслевая система для государственных учреждений должна также включать ряд дополнительных возможностей.

Например, согласование проектов резолюций по исполнению документа как варианта классического процесса согласования. Это позволит учесть специфику процесса согласования в госучреждениях, где резолюции могут быть подготовлены помощниками руководителей или написаны непосредственно на бумаге.

В связи с необходимостью работы с бумажными версиями документов СЭД для госсектора должна обязательно включать функциональность по их отправке нескольким адресатам, отслеживанию местонахождения за счет четкой фиксации фактов их приема и передачи, а также удобные инструменты для поиска электронных версий документов в системе (штрих-коды, классификаторы, полнотекстовый поиск).

Отдельно стоит отметить наличие в системе специальной функциональности для работы с обращениями граждан – важной составляющей в деятельности госорганов. СЭД должна позволять:
  • обрабатывать и хранить персональные данные (ПД) граждан в соответствии с требованиями закона,
  • автоматизировать процессы регистрации обращений по различным каналам и подготовки ответов с соблюдением сроков,
  • упростить подготовку отчетов и составление статистических справок.

И наконец СЭД для госсектора должна обеспечивать взаимодействие с федеральными информационными системами, предназначенными для обмена документами и информацией с другими ведомствами (МЭДО), в том числе для предоставления государственных и муниципальных услуг и исполнения государственных и муниципальных функций в электронной форме (СМЭВ).

СЭД для оборонно-промышленного комплекса

Стремление к повышению эффективности предприятий оборонно-промышленного комплекса (ОПК) лежит в основе развития функциональности используемых ими информационных систем. При этом ключевую роль в решении данной задачи играет СЭД, так как документирование сопровождает большинство процессов ОПК и является обязательным для выполнения требований регулирующих органов.

Высокая регламентированность деятельности предприятий отрасли накладывает отпечаток на функциональность СЭД для ОПК, поэтому наиболее оптимальным вариантом будет внедрение отраслевого решения, учитывающего ряд специфических требований:
  • обеспечение работы территориально-распределенных структур и консолидации управления за счет повышения прозрачности внутренних процессов;
  • соблюдение режима конфиденциальности и гибкая настройка прав доступа;
  • автоматизация производственного документооборота, включая сложные процессы согласования, поддержку работы с изменениями, комплексную работу с шаблонами.

Кроме этого, на базе СЭД могут быть автоматизированы и другие, не связанные напрямую с документооборотом внутренние процессы предприятия ОПК: например, управление пропусками, оформление командировок и другие. Поэтому наряду со специфической функциональностью СЭД для ОПК должна обладать достаточной гибкостью и универсальностью. 

СЭД для ТЭК

Предприятия топливно-энергетического комплекса (ТЭК) также отличаются специфическими потребностями, которые накладывают отпечаток на функциональность используемых ими систем для автоматизации документооборота. В дополнение к географически распределенной структуре и сложным процессам согласования, встречающимся также в других отраслях, в компаниях ТЭК особое внимание уделяется возможностям СЭД по управлению нормативной документацией, составляющей значительную часть всего объема документов предприятий данной отрасли.

Специализированные СЭД для ТЭК позволяют отслеживать сроки действия нормативных документов, автоматически формируют задачи на их обновление или дополнение и контролируют ознакомление с ними ответственных сотрудников. В результате обеспечивается удобный доступ к актуальной информации и повышается эффективность работы с ней.

Важной составляющей отраслевого решения для предприятий ТЭК являются инструменты СЭД для учета государственных инвестиционных программ, мероприятий по повышению энергоэффективности или охраны природы. Вместе с базовыми возможностями по контролю исполнения поручений, соблюдению регламентов и требований законодательства они позволяют отслеживать все этапы реализации таких программ и в короткие сроки формировать необходимые отчеты.

СЭД для банков

Деятельность банков включает в себя обработку большого числа документов, которые возникают как при взаимодействии с клиентами и поставщиками, так и в рамках внутренних процессов. При этом в условиях глобальной цифровизации крайне важно максимально ускорить все процессы, оптимизируя количество участников, снижая вероятность ошибки и внедряя инструменты автоматического мониторинга и контроля.

Классическая СЭД, включающая в себя функциональность автоматизации бизнес-процессов, позволяет решить многие задачи банковской организации: от контроля поручений и совместной работы до обработки запросов от регулятора и государственных органов и организации архива. Однако специализированное решение с готовыми процессами существенно сокращает сроки внедрения и получение результатов реализации проекта.

Так, отраслевая СЭД для банков автоматизирует процессы разработки и вывода на рынок новых продуктов, согласования кредитных заявок, обработки документов валютного контроля и подобные. При этом ее специальные возможности по ведению картотеки дел банковских клиентов ускоряют доступ к информации и упрощают оценку рисков, автоматизация процесса закупок помогает проводить их быстрее и дешевле, а инструменты для консолидации данных из разных банковских систем в едином окне СЭД делают ее незаменимой для повышения производительности сотрудников банка.

Конечно, список отраслевых решений на базе СЭД на этом не заканчивается – мы рассмотрели только наиболее востребованные на сегодня решения. Однако он дает понять, насколько широкий спектр задач позволяет решить СЭД и какие преимущества дает автоматизация процессов работы с документами при грамотном подходе.


Фитискин Алексей, Директор по маркетингу
Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»