Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Хранение документов: как организовать электронный архив?



Система электронного документооборота Ландокс


Рост компании, как правило, сопровождается увеличением объема ее документооборота. Помимо субъективных причин (расширения состава сотрудников, появления новых подразделений и видов продукции или услуг), на увеличение числа документов, которые необходимо хранить, оказывают влияние и объективные факторы, в частности, требования надзорных и контролирующих органов. 

Для работы с текущими документами наиболее эффективным инструментом являются системы электронного документооборота, позволяющие работать как с электронными документами, так и со скан-копиями бумажных документов. А вот для оптимизации хранения и обеспечения доступности документов, которые не нужны в настоящий момент, используется архив. По сути, архив для любой организации – возможность отстоять свою правоту в суде, получить сильный аргумент в ходе переговоров, избежать штрафных санкций во время различных проверок.

Однако польза использования архива заключается не только в том, чтобы исключить износ и потерю нужных документов, сократить сроки их поиска и обеспечить безопасность доступа к ним: удобный архив позволяет использовать весь накопленный опыт компании при разработке новых документов и значительно повышает эффективность работы как государственных, так и коммерческих предприятий.

Создание архива в соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (п. 1 ст. 13) возлагается на государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа.  Коммерческие организации «вправе создавать архивы», но «обязаны обеспечить сохранность документов». С учетом того, что некоторые документы в соответствии с законодательством необходимо хранить несколько десятилетий, обойтись без специальных процедур и правил при этом просто невозможно. 

Какие документы и сколько нужно хранить?

Прежде чем определять срок хранения того или иного документа, очень важно выяснить, под действие каких законов он попадает, так как на практике разные законодательные нормы могут устанавливать различные сроки хранения для одного и того же документа. Разумеется, документ следует хранить в течение самого продолжительного из них.

Дольше всего организация обязана хранить документы по личному составу. Хотя Федеральный закон от 18.06.17 г. № 127-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» и позволил сократить срок хранения кадровых документов до 50 лет (для документов после 1 января 2003 года, более ранние документы следует хранить 75 лет), он все равно остается весьма значительным.

Первичные учетные документы, а также бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней в соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ (ред. от 29.07.2018) «О бухгалтерском учете» подлежат хранению организацией не менее пяти лет после отчетного года. При этом в Налоговом кодексе первичные учетные документы (необходимые в том числе для исчисления и уплаты налогов) обязаны храниться в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Месячную бухгалтерскую отчетность при наличии годовой можно хранить только год, а при ее отсутствии – так же, как и годовую – постоянно (см. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558).

Документы (заявки, акты оценки, переписка и др.) по продаже движимого имущества следует хранить 10 лет после продажи, предписания, акты и судебные иски о порядке востребования имущества из чужого незаконного владения – 15 лет после вынесения окончательного судебного решения. Некоторые документы, как уже было отмечено выше, необходимо хранить постоянно.

Виды и способы реализации электронных архивов

Среди архивов принято выделять отдельные виды, отличающиеся типом документации, которая в них хранится. Так, документы по личному составу хранятся в кадровом архиве. В него сдаются на хранение приказы по личному составу, личные дела сотрудников, ведомости по начислению заработной платы, трудовые договоры, должностные инструкции, штатные расписания, документы по прохождению учебы и аттестации и т.д. Кадровый архив, как правило, ведется в бумажном виде, при этом доступ к документам должен быть хорошо защищен, так как содержит персональные данные.

Использование реестра договоров при организации их хранения позволяет не только отслеживать наличие всех приложений и дополнительных соглашений, сроков действия и других важных параметров, но и обеспечивает прозрачность доступа к ним, а значит, их сохранность. При этом реестр договоров может быть реализован как в бумажном (первая страница в папке), так и в электронном виде.

Архив первичной документации проще всего организовать в электронном виде, так как многие компании и государственные учреждения уже давно используют в ежедневной работе электронный документооборот. Однако при хранении электронных документов очень важно учитывать некоторые правила: хранить документ в формате, в котором он был получен, сохранить использованные в нем электронные подписи и обеспечить доступность всех служебных документов, с ним связанных.

Помимо видов документов, общих для большинства организаций, в некоторых из них существуют специфические документы, для хранения которых используются другие виды архива. Например, в банковской сфере распространен архив клиентских досье, объединяющих различные документы, накапливающиеся в процессе работы с клиентом (кредитная история, ордера, документы дня и прочее), а на производственных предприятиях зачастую создается отдельный архив технической документации для хранения инженерного документооборота. В обоих случаях очень важен оперативный доступ к информации в архиве и удобство работы с большим объемом данных, поэтому все чаще эти организации выбирают электронный архив. 

Отдельно стоит отметить ведомственные архивы государственных учреждений, предназначенные для хранения ведомственных архивных документов до момента их передачи в государственный архив. В связи с большим объемом ведомственной документации, необходимостью обеспечения многопользовательского доступа к документам и удобного поиска, все чаще ведомственные архивы переводятся в электронный вид.

Электронные архивы позволяют не только значительно упростить поиск документов, но и повышают уровень их защищенности (ограничение доступа и история использования). К тому же их использование обеспечивает «разгрузку» других систем организации (СЭД, CRM, ERP) и освобождает полезную площадь от папок и коробок. Конечно, только в электронном виде сегодня можно хранить лишь некоторые документы (например, «первичку»), однако благодаря оцифровке и работе с электронными версиями архивных документов можно дополнительно ускорить и упростить работу сотрудников, а значит, повысить эффективность всей организации.

Фитискин Алексей, Директор по маркетингу
Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»