Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Внедрение СЭД для компании из SMB



Система электронного документооборота Ландокс

Для многих компаний управление документами представляет собой, прежде всего, продуманный подход к организации их хранения и быстрому поиску. Любой бизнес независимо от размера хочет хранить документы в упорядоченном виде, обеспечивать достаточный уровень их безопасности и легко находить нужные документы в случае необходимости (по запросу проверяющих органов или внутреннего аудита).

Специализированное программное обеспечение, в данном случае система электронного документооборота (СЭД), способно в разы упростить решение этих задач. Но будет ли внедрение СЭД столько же эффективно в сегменте малого и среднего бизнеса (SMB), как и в крупных корпорациях? В статье рассмотрены основные процессы работы с документами в небольшой компании и преимущества использования СЭД для их автоматизации.

Создание документов

Договоры и связанные с ними дополнительные соглашения, счета и первичные бухгалтерские документы, письма с напоминаниями о платежах, официальная переписка с контрагентами, служебные записки и протоколы по этапам проектов, рекламные материалы - все предприятия создают разнообразные документы в процессе своей деятельности. Чтобы сохранить порядок, даже в небольшой компании должны существовать правила создания документов.

Вы можете хранить шаблоны некоторых стандартных документов и описания бизнес-процессов на сервере или в облаке и надеяться, что сотрудники используют актуальную версию для нужного документа и следуют регламенту.

Но эффективнее и надежнее доверить системе контроль актуальности шаблонов и соответствия документов корпоративным стилю и требованиям законодательства: СЭД автоматически создаст необходимый документ по шаблону, заполнит актуальными данными и в зависимости от его типа отправит по маршруту согласования.

Даже в небольшой компании требуется участие разных людей в процессах согласования, СЭД обеспечивает точное соблюдение сроков прохождения документов по маршруту и максимальную прозрачность.

Хранение документов

Любой, в том числе небольшой, компании необходимо обеспечить физическое хранение документов. Даже если вы храните документы просто в шкафах, существуют расходы, связанные с их хранением: не только стоимость самих шкафов, но и стоимость того времени, в течение которого вы и/или ваши сотрудники архивируете документы, а также каждой доставки документов, когда вы их ищите для отчетов.

Также при хранении документов очень важно обеспечить соблюдение организационных правил. Существует ли в вашей компании, например, процедуры обработки устаревших (но все еще нужных) документов? СЭД позволяет реализовать автоматическое архивирование документов, потерявших свою актуальность, обеспечивая их легкий поиск в дальнейшем и экономию времени на ручной обработке.

Безопасность документов

Первая линия защиты документов - это физическое обеспечение безопасности помещений компании. Вы можете тратить любое время на создание паролей и шифрование файлов, пытаясь защитить ваши электронные документы, но все это не имеет большого значения, если кто-то может запросто попасть в ваш офис и украсть ваш компьютер.

Отдельно стоит отметить обязательное наличие в компании процедур обеспечения безопасности электронных документов, которые должны включать в себя их резервное копирование на регулярной основе и хранение этих резервных копий на отдельном диске (отличном от того, где расположены исходные версии).

Вторая линия защиты документов представляет собой ограничение доступа к ним отдельных пользователей общей внутрикорпоративной сети. Например, у вас в компании может быть общая сетевая или облачная папка «Учет», доступ к которой предоставлен только руководству. Или другая ситуация: сотрудник имеет доступ к общей папке, но определенные документы защищены паролем.

Однако организация такого способа работы с документами требует продуманной стратегии и постоянного контроля. Хотя даже в этом случае компания не будет защищена от утечки или кражи важных документов сотрудниками, переставшими быть лояльными. Гораздо более безопасным решением является использование СЭД, которая автоматически контролирует доступ к документам и фиксирует всю историю работы с ними.

Внедрять или не внедрять СЭД?

Конечно, организовать упорядоченную работу с документами, включая их создание и хранение, а также обеспечить их безопасность можно и без внедрения СЭД. Так, используя базовые инструменты Windows по созданию папок и их иерархии, поиску данных и ограничению доступа к отдельным файлам, вы можете решить основные задачи управления электронными документами и организовать работу с их бумажными версиями.

Однако СЭД предоставит в ваше распоряжение ряд дополнительных и более гибких способов поиска и группировки документов, а также позволит, например, формировать связи между ними и контролировать уровень доступа при совместной работе (разрешать просмотр, но запретить изменение).

Стоит также учесть, что в малом бизнесе нет возможности создания выделенного подразделения для работы с документами, и внедрение СЭД позволяет вернуть ту часть рабочего времени ваших сотрудников, которую они тратят на свои непрямые обязанности (создание, обработку и поиск документов).

Реальные проекты доказывают, что инвестиции в оптимизацию системы управления документами в малом бизнесе являются одним из наиболее результативных решений, обеспечивающих долгосрочный рост компании. Ведь помимо автоматизации основных процессов работы с документами и преимуществ, которые приносит сокращение бумажного документооборота, СЭД позволяют повысить прозрачность взаимодействия сотрудников и их эффективность, обеспечивая контроль выполнения задач и поручений руководства.


Фитискин Алексей, Директор по маркетингу
Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»