Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Документооборот в малом и среднем бизнесе



Система электронного документооборота Ландокс

  Документы в том или ином виде используются каждой организацией независимо от ее размера, любая компания попадает под действие закона о хранении документов, а значит нуждается в правилах и инструментах для их создания, использования, обработки, учета и хранения. Для некоторых видов документов требования к их форме и правила обработки и архивирования описаны в законодательстве (см. Трудовой Кодекс Российской Федерации, Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), поэтому предпринимателям достаточно следовать букве закона.

Однако в законодательных актах описаны далеко не все документы, используемые в частных и государственных компаниях, к тому же закон не описывает порядок документирования сложных и спорных случаев. В связи с этим руководители компаний должны сами определить требования к форме некоторых документов и установить порядок работы с ними, включая способ и срок их хранения. К таким документам относятся договоры поставки товаров и/или услуг, внутренние приказы и правила, переписка с контрагентами и надзорными органами и многие другие. Все понимают на сколько важно контролировать наличие и нахождение этих бумаг, так как без них невозможно привлечь к ответственности недобросовестного контрагента в суде. Неподписанный вовремя акт сдачи-приемки работ может служить поводом для штрафных санкций и выплате неустоек, а ведь достаточно было просто проконтролировать подписание бумаг. В крупных компаниях за документооборотом следят различные службы: канцелярия, контрактная, юридическая, финансовая и другие, а для оптимизации работы с документами используются электронные архивы и системы электронного документооборота.
Какие задачи могут быть решены в рамках автоматизации документооборота в малом и среднем бизнесе?
Независимо от размера компании внедрение системы электронного документооборота, повысит скорость и уровень прозрачности документооборота, обеспечит эффективную работу сотрудников организации и значительно упростит взаимодействие с контролирующими и судебными органами.

Создание архива документов

Хранение документов востребовано не только в рамках соблюдения требований законодательства, но и обеспечения быстрого доступа к нужной информации. Временные затраты на поиск документов при отсутствии регламентированного подхода к их архивированию, а также возможные финансовые и репутационные риски в случае их потери являются основными причинами создания правил архивирования документов в компании.

Управление документооборотом

В компаниях из SMB объем документооборота меньше, чем в крупных компаниях, однако и он требует прозрачности. Управляемый процесс работы с документами не только обеспечит их доступность и повысит скорость обработки, но и снимет риски финансовых потерь, при этом даст возможность ограничить доступ к конфиденциальной информации и документам сотрудникам, которые не используют их для решения своих текущих задач.

Контроль исполнения поручений

Даже в небольшой компании существует риск невыполнения сотрудниками поручений руководителя. Если в крупной организации, помимо человеческого фактора этот риск обусловлен размером компании, когда руководителю может физически не хватать времени для контроля каждого выданного поручения в силу их количества и удаленности исполнителей, то в малом и среднем бизнесе основная причина заключается в числе выданных поручений одному сотруднику. И в том, и в другом случае отсутствии прозрачных процедур контроля поручений и оперативной постановки задач негативно сказывается на эффективности работы компании в целом.

Накопление корпоративных знаний

Одним из ключевых факторов, позволяющих значительно сократить временные и финансовые затраты компании, является использование готовых форм документов и лучших практик в рамках взаимодействия сотрудников между собой, а также с ее клиентами и партнерами. Эти данные, как правило, формируют так называемую базу знаний компании. Корпоративные знания являются незаменимым источником для постоянной оптимизации внутренних процессов компании, упрощают процесс адаптации новых сотрудников и позволяют минимизировать число ошибок при работе с различными видами документов.
Как было отмечено выше, документооборот небольшой компании охватывает, прежде всего, первичные бухгалтерские документы, договоры и внутренние распоряжения руководителя и кадровое делопроизводство. Несмотря на достаточно четкие требования закона к оформлению отдельных документов и правилам их хранения, зачастую компании малого и среднего бизнеса допускают ряд ошибок при их создании, организации доступа к документам и их архивировании. Регламентирование формы этих документов и порядка работы с ними позволяет избежать ошибок.
Сегодня на рынке представлено достаточно решений для автоматизации работы с документами (СЭД для малого и среднего бизнеса). Благодаря внедрению системы электронного документооборота, небольшие компании могут значительно повысить свою эффективность за счет освобождения сотрудников от выполнения рутинных задач по созданию и обработке документов и предотвращения ошибок, вызванных человеческим фактором. Помимо автоматизации процессов работы с документами система электронного документооборота (СЭД) обеспечит прозрачное взаимодействие всех подразделений компании (постановка задач и контроль исполнения поручений) и позволяют малым предприятиям открыть для себя новые перспективы для роста и развития с использованием освободившихся ресурсов.

Фитискин Алексей, Директор по маркетингу
Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»