Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Зачем бизнесу и госкомпаниям электронный документооборот?



Система электронного документооборота Ландокс


Зачем бизнесу и госкомпаниям электронный документооборот? На каждом уровне развития – своя задача.
Все компании, которые задумались о внедрении систем документооборота, можно разделить на три группы. Деление это условное и скорее связано с задачами, которые должна решить СЭД, чем с масштабом бизнеса и оборотом компании, хотя и эта корреляция тоже присутствуют.

 1. Безопасное хранение в небольших компаниях

В компаниях первой группы с документами работает не более 50 сотрудников. Основная часть документации – это договоры, поэтому мы может говорить о “договорообороте” и сопутствующих бумагах. Специалист по делопроизводству, отвечающий за все потоки документации, как правило, ведет учет в таблице Excel, и это всех устраивает, пока накануне очередной проверки не теряются важные документы. После серьезного инцидента гендиректор решает внедрить систему электронного документооборота, главным образом, чтобы предотвратить подобные истории в дальнейшем. 
Хранение – главная задача на этом этапе развития бизнеса. Другие потребности, связанные с СЭД, например, по движению и согласованию документов внутри компании, у бизнеса пока не созрели. Нет и необходимости контроля документооборота – число сотрудников, работающих с документацией, пока невелико.

Внедрение СЭД в небольших компаниях, как правило, инициирует руководитель, хотя он сам и не работает с документацией. Среди владельцев бизнеса я встречал людей, которые изначально стремились построить технологическую компанию и автоматизировать все процессы. Были и те бизнесмены, которые внедряли СЭД, чтобы не зависеть от человеческого фактора – все документы хранятся в одном месте, риски, связанные с текучкой кадров, минимальны.
 
Небольшие компании не в состоянии инвестировать в масштабные дорогостоящие СЭД, они не готовы владеть необходимой инфраструктурой и поддерживать ее. В таком случае идеальный вариант для работы с документацией – облачный сервис по подписке. По сути это аналог сетевой папки, только все документы хранятся не на сервере, а в “облаке”. Руководитель спокоен, что с документами, наконец-то, полный порядок, они в безопасности, и кроме того он всегда может во время деловой встречи сразу показать нужные документы, не обращаясь к своим помощникам.

 2. Согласование документов в средних компаниях

В более крупных компаниях, которые мы отнесем ко второй группе, в документообороте участвует от 50 до 100 специалистов при общей численности сотрудников порядка 300 человек. Бизнесу такого уровня помимо хранения документов нужно сделать прозрачными процессы согласования, контролировать переписку по договорам. Согласование договоров проходит очень сложно и долго, по почте этот процесс отслеживать невозможно, поэтому необходима СЭД. А задачи, связанные с поручениями и работой канцелярией организация решает самостоятельно, поскольку управленческая надстройка в компаниях такого уровня пока еще небольшая.

Инициатором внедрения СЭД может стать глава компании (к примеру, организация работает с госсектором, и руководителю критически важно соблюдение проектных сроков, чтобы избежать штрафов) или же руководство вышестоящей организации, которое спускает единые регламенты работы для всех дочерних компаний. Руководителем проекта внедрения СЭД становится глава отдела документооборота, который впоследствии играет роль функционального заказчика по развитию системы  – он разрабатывает техническое задание, чтобы расширить возможности СЭД по мере роста бизнеса и появления новых задач. 

К переходу на безбумажные технологии компанию часто подталкивают контрагенты. Например, крупные компании могут установить своим поставщикам правила обмена документами в электронном виде.
 
К сожалению, ответственные за внедрение специалисты часто не стремятся максимально хорошо изучить рынок СЭД и выбирают решение по совету системного администратора. А он не хочет устанавливать и обслуживать новую систему (ведь это дополнительная нагрузка) и рекомендует обратиться к франчайзи известных систем учета в бухгалтерии, ERP-систем и других продуктов, которыми компания давно пользуется. Таким образом, компания покупает лицензии на использование надстройки к непрофильной для документооборота системе.

3. Контроль прохождения документов и исполнения поручений в крупных компаниях

В крупных государственных и частных компаниях (в банках, энергетических компаниях, на производственных предприятиях и т.п.), где в документооборот вовлечены более 100-150 сотрудников, самая главная задача – контролировать поток внешней и внутренней документации. В отличие от средних компаний здесь не только пишут письма, но и заводят служебные записки, отрабатывают заявки между отделами. Появляется много бюрократических процедур, которые должны быть регламентированы и строго соблюдаться, иначе компания потонет во внутреннем хаосе, не сможет развиваться и будет вытеснена с рынка более мобильными конкурентами. 

Государственные организации должны исполнять соответствующие постановления Правительства и приказы Минкомсвязи, которые предписывают использовать СЭД с определенными характеристиками. Строгий учет документов необходим, чтобы соблюдать временные нормативы обработки обращений от граждан. Так, если ведомство не предоставит заявителю ответ в течение месяца, ответственный сотрудник будет оштрафован.

Систематизировать потоки документов, отладить общение между многочисленными структурными подразделениями призвана современная многофункциональная СЭД. В крупных компаниях она, как правило, приходит на смену морально устаревшим решениям, самописным программам, которые организация  уже не может поддерживать и развивать с уходом автора-разработчика.

Фитискин Алексей, Директор по маркетингу

Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»