Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Актуальные вопросы использования электронной цифровой подписи в электронном документообороте



Система электронного документооборота Ландокс

Законодательная база и проблематика

Использование электронной подписи (ЭП) при взаимодействии юридических лиц, граждан и государственных органов, как между собой, так и друг с другом, регулируется Федеральным законом от 06.04.2011 года N 63-ФЗ "Об электронной подписи". В соответствии с ним основное назначение электронной подписи заключается в определении лица, подписывающего электронный документ, для признания такого документа равнозначным бумажному аналогу с собственноручной подписью.

Термин «электронная цифровая подпись» (ЭЦП) был введен Федеральным законом от 10.01.2002 года N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" и в новом законе заменен термином «электронная подпись». Однако по уже сложившейся в отрасли электронного документооборота практике и после вступления в силу ФЗ-63 для поиска информации, связанной с проблематикой электронной подписи, более распространенным остается сокращение ЭЦП.

63-ФЗ предусматривает несколько видов электронных подписей и областей их применения. Так, простая электронная подпись используется для подтверждения авторства документа, но при этом не гарантирует его неизменность с момента подписания. Эту задачу решает только усиленная электронная подпись, полученная в результате криптографического преобразования (шифрования) информации с использованием ключа. Так как этот вид электронной подписи обеспечивает более высокий уровень защиты, именно она используется для подписи юридически значимых документов.

«Подводные камни» ЭЦП

Несмотря на очевидные преимущества использования электронных подписей их распространенность, как в коммерческой среде, так и при взаимодействии граждан и юридических лиц с органами государственной власти, все еще остается на достаточно низком уровне. Причины этого можно разделить на две группы:

 -  стоимость использования;

 -  низкий уровень доверия.

Остановимся на них подробнее. Несмотря на положительный опыт использования технологий ПЭП, например, в банковской сфере или Интернет-торговле (классическая пара логин/пароль или sms-подтверждение), преобладает точка зрения, что данная технология не обеспечивает 100% безопасности и не гарантирует авторства подписанта. Это обусловлено тем, что такая электронная подпись не исключает ее использования посторонними лицами, получившими доступ к ней как непосредственно от владельца (добровольная передача), так и в результате злоумышленных действий (взлом пароля, кража оборудования).

И хотя технологии, использованные для защиты усиленной электронной подписи, сводят риск ее подделки практически к нулю, низкий уровень доверия затормаживает не только ее распространение, но и переход на «истинный» электронный документооборот – без использования оригиналов документов в бумажной форме.

Помимо отсутствия единого пространства доверия к электронной подписи, большую роль в ее распространении играет также стоимость получения квалифицированного сертификата, который наделяет документы, подписанные квалифицированной электронной подписью, полной юридической силой.

Именно квалифицированная электронная подпись используется для взаимодействия с органами государственной власти и обмена юридически значимыми документами. Сертификат для такой подписи выдается удостоверяющим центром, аккредитованном Минкомсвязи России.

В зависимости от типа сертификата затраты на его получение могут варьироваться в диапазоне от 2 до 25 тысяч рублей. Учитывая, что для использования квалифицированной электронной подписью также необходимо специализированное программное обеспечение, как и сам сертификат требующее ежегодного обновления, этот фактор играет не последнюю роль в принятии решения о переходе на безбумажный документооборот с контрагентами и органами государственной власти.

Преимущества использования ЭЦП в ЭДО

Однако использование ЭЦП в документообороте компании имеет ряд неоспоримых преимуществ:
- сокращение времени на обмен документами с контрагентами, клиентами и органами государственной власти и исключение «промежуточных» звеньев (курьеры, секретари и т.д.);
- гарантия авторства подписанта и защита документов от подделки, ведь для создания корректной подписи нужен закрытый ключ, которым обладает только владелец подписи;
- использование ЭЦП становится финальным этапом при переходе компании на безбумажный документооборот при взаимодействии с контрагентами и клиентами, позволяя не только гарантировать неизменность документа после его подписания, но и повышая уровень прозрачности процессов согласования документов и обмена ими;
- электронная подпись необходима для аккредитации и участия в конкурсах на электронных торговых площадках, позволяя компании получить доступ к дополнительному источнику клиентов;
- квалифицированная электронная подпись упрощает сдачу отчетности в контролирующие органы, экономя время ответственных сотрудников и гарантируя конфиденциальность переданных данных.

Области применения и перспективы

Сегодня, пожалуй, уже никто не сомневается, что будущее за электронным (безбумажным) документооборотом и использование электронной подписи является разумным шагом для гарантии неизменности таких документов и идентификации владельца подписи при решении самых разных задач: от получения муниципальных и коммерческих услуг до предоставления корпоративной отчетности и взаимодействия с контрагентами.

Однако для повсеместного использования электронных подписей необходимо, прежде всего, продолжить развитие законодательной базы, в том числе в рамках создания основы для международной электронной торговли и более широкого применения ЭЦП в коммерческой сфере. Другим важным направлением является снижение стоимости внедрения и поддержки сопутствующих ИТ-решений, в том числе за счет использования облачных технологий и SaaS. Существенную роль в распространении этой технологии играют также регулярные экспертные и просветительские мероприятия, направленные на ознакомление как можно более широкой аудитории с преимуществами и реальными примерами использования цифровой подписи.

В результате однажды объединенные усилия экспертного общества и государства приведут к созданию унифицированной электронной подписи, которую можно будет использовать в самых различных областях. При обеспечении соответствующего уровня защиты такая единая подпись может стать полноценным аналогом удостоверяющих документов, избавляя своих владельцев от многократных авторизаций, заверений и решения вопросов хранения паролей. Единая электронная подпись позволит каждому гражданину и юридическому лицу получить любую услугу или приобрести товар быстро, безопасно, в удобное ему время и форме.

Фитискин Алексей, Директор по маркетингу
Департамента систем управления документами АО «ЛАНИТ»

ЮЗЭДО НА БАЗЕ ТЕХНОЛОГИЙ LANDOCS И РУТОКЕН