Landocs.ru
МЫ ДАЁМ 100% ГАРАНТИЮ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЧЕСТНОЙ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДО ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА И ГАРАНТИЮ НА ВНЕДРЕННУЮ СЭД В ТЕЧЕНИЕ 12 МЕСЯЦЕВ!



← Все Статьи

Опыт внедрения системы Электронного документооборота в АО «Газпром-медиа Холдинг»



Амирова Ирина, руководитель отдела документационного обеспечения АО Газпром-Медиа ХолдингНа вопросы отвечает Амирова Ирина, руководитель отдела документационного обеспечения АО «Газпром-Медиа Холдинг».

Что послужило причиной начала проекта внедрения системы электронного документооборота в вашей компании?

У нас не было системы электронного документооборота. Регистрация некоторых видов документов велась в системе Microsoft Navision. Согласование документов проходило в бумажном виде, и в этом процессе случались потери при переходе от одного согласующего к другому. У сотрудников скапливались бумажные документы, приходилось тратить много времени на поиск подписанных документов. Чаще всего такие ситуации возникали при согласовании договоров, что сильно тормозило бизнес-процессы.

Поэтому руководство решило оптимизировать документооборот компании, и мы начали поиск подходящей СЭД.

Какие основные задачи по автоматизации документооборота были поставлены?

Руководству нужно было, чтобы бизнес-процессы шли без задержек на стадии согласовании документов. Важно было увеличить скорость обращения документов. Были и задачи технического плана: требовалась интеграция с существующей финансовой системой Microsoft Navision. Была сформирована проектная команда, которая собрала пожелания к СЭД от структурных подразделений, эти требования были разосланы поставщикам СЭД.

Как проходил выбор СЭД?

Мы разослали запросы в несколько компаний, провели несколько встреч, на которых нам презентовали системы электронного документооборота. По функциональным возможностям все системы показались нам более-менее одинаковыми, при этом нужно учесть, что наши сотрудники никогда с такими системами не работали. Так или иначе во всех системах был функционал для работы с договорной документацией, регистрации входящих/исходящих документов, корреспонденции и внутренней документации, поэтому многое решилось на техническом уровне, так как нам была важна интеграция с ERP Microsoft Dynamics.

ЛАНИТ имел большой опыт внедрения различных систем в нашей компании: Navision, Hypirion, а также осуществила переход на ERP Microsoft Dynamics. В результате по уровню интеграционной готовности и функциональным возможностям мы выбрали LanDocs как платформу для автоматизации документооборота.

Также отмечу интерфейс. Мы боялись, что сотрудники тяжело воспримут переход на работу с документами в СЭД, поэтому то, что интерфейс похож на Outlook больше, чем у остальных систем электронного документооборота, сыграло большую роль.

Как проходило внедрение?

Откровенно говоря, не без сложностей. На стадии обсуждения технологии, мы приняли решение внедрять СЭД на базе новой версии LanDocs 3. Мы были первой компанией, которая внедрила эту версию. LanDocs 3 написана на платформе .NET, соответственно не все функциональные блоки LanDocs 2 работали на 3 версии, тот же модуль маршрутизации, который обновили до 3 версии только в процессе внедрения. При составлении ТЗ у нас был расчет, что к тому моменту, когда внедрение СЭД будет закончено, все модули будут работать. Процесс внедрения затянулся: по плану внедрение должно было закончится через полгода, в результате оно длилось год.

В результате насколько система соответствует вашим требованиям и ожиданиям?

То, что мы хотели, мы получили. Поначалу была неудовлетворенность системой в плане скорости работы. Мы прописывали в ТЗ параметры по открытию карточек, журналов, сколько это должно занимать по времени, внедренная СЭД работала на пределе допустимых условий. Сотрудники департамента систем управления документами ЛАНИТ провели оптимизацию быстродействия системы и предоставили нам новые сборки, после чего быстродействие значительно улучшилось. То, что система LanDocs быстро работает подтверждают и наши новые сотрудники, которые имели опыт работы с другими системами электронного документооборота.

Как в итоге изменилась работа сотрудников с внедрением СЭД?

Переход от бумажному к электронному СЭД всегда тяжелый для любой компании. Это психологический фактор: меняются бизнес-процессы, отсутствует опыт работы в таких системах и т.д. Люди смогли начать эффективно работать после обучения.

Есть несколько сложных этапов при внедрении СЭД:
1. переход от тестовой эксплуатации к опытной, когда в систему вводится отдел или небольшая группа людей;
2. дальнейший переход в промышленную эксплуатацию, когда в системе начинают работать абсолютно все. Необходимо единоразово обучить весь персонал, чтобы они в первый день работы системы не завалили вопросами, а начали работу с электронными документами. 

Обучение позволило избежать многих проблем. Безусловно были звонки  с вопросами сразу же после внедрения, объём обращений был достаточно большой, но тем не менее не будь обучения, все могло быть гораздо хуже. Постепенно сотрудники привыкли к системе и отмечают удобство и  скорость поиска документов, прозрачность в процессе согласования, когда можно видеть комментарии к документу и понимать на каком этапе у кого он находится.

Как руководство оценивает проект внедрения СЭД?

Документы перестали пропадать – это самое главное, от этого зависит скорость наших бизнес-процессов. Работа с документами стала прозрачной.

Руководство всегда делится на 2 группы: часть из них любит работать за компьютером, а часть предпочитает бумажную работу, поэтому до сих пор в компании высшее руководство не само работает с системой, а их помощники и секретари. Документ по маршруту согласования приходит на имя ТОП-менеджера, его помощник распечатывает документ, ТОП-менеджер согласует бумажный документ, который в последствии сканируется и загружается в систему. Таким образом мы активно и эффективно используем функционал замещения в системе.

Какие процессы сейчас автоматизированы с помощью LanDocs?

Изначально мы автоматизировали договорную работу. Но в последствии, с приходом новых ТОП-менеджеров мы перешли на следующий уровень – это контроль дисциплины по исполнению входящих и организационно распорядительных документов. Нам потребовалось усовершенствовать СЭД в части отчетности по исполнению резолюции руководства холдинга и в части согласования проектов документов.

Сейчас мы разрабатываем маршрутные карты по распорядительной документации, исходящему согласованию проектов документов, а также по служебным запискам.

Сколько человек пользуется системой?

В среднем в день около 100 сотрудников работает в LanDocs. У нас основной документооборот по договорной работе и организационно-распорядительной документации, письма регистрируем, служебные записки, получается около 1000 разных видов документов пропускается через систему в месяц.

Какие планы по развитию системы?

Мы сосредоточены на оптимизации работы с резолюциями. И из ваших вебинаров нас заинтересовало решение LanDocs Конструктор документов. Сейчас мы дорабатываем наши шаблоны документов и планируем воспользоваться вашим предложением по аудиту договорной работы, с настройкой опросника и вариативного шаблона договора на базе нашего регламента договорной работы.