Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Как удается содействовать повышению эффективности работы за счет внедрения СЭД



Специалисты компании ЛАНИТ выполнили модернизацию системы электронного документооборота Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, а также помогли провести опытную эксплуатацию тиражного решения в 2 территориальных управлениях и, по ее результатам, внедрить к концу 2015 года СЭД в 9 территориальных управлениях.

В рамках успешно реализованного проекта модернизации системы электронного документооборота было проведено совершенствование делопроизводственных процессов, процедур регистрации, учета, согласования и исполнения входящих, исходящих, внутренних и организационно-распорядительных документов.
 
Благодаря проведенным работам, снизилась трудоемкость работ исполнителей, так, например, появилась возможность оперативно формировать наглядные отчеты по исполнительской дисциплине для всех сотрудников Росфиннадзора. Поиск и обмен документами между центральным аппаратом, а также подключенными к СЭД территориальными управлениями, упростился и стал осуществляться с большей скоростью. 

Опытная эксплуатация проводилась в двух территориальных управлениях Федеральной службы финансово-бюджетного надзора - в Брянской и Владимирской областях, после чего, в рамках поэтапного плана внедрения, была обеспечена квалифицированная поддержка перехода на стандартную ведомственную электронную систему документооборота еще в 7 территориальных управлениях.


Денис Валерьевич Бриль, заместитель руководителя Федеральной службы финансово-бюджетного надзора, рассказал о том, как удается содействовать повышению эффективности работы за счет внедрения СЭД.

Использование СЭД предоставляет нам дополнительные возможности оптимизировать как непосредственно работу с документами, так и в целом профессиональную деятельность. Приведу небольшой пример из своей жизни: на совещания уже много лет стараюсь обычно ходить с ноутбуком и поступаю так не только для того, чтобы просто записывать на память результаты обсуждений. Благодаря такому подходу появилась возможность в любой момент совещания найти необходимый для обсуждения документ, проследить его историю, идентифицировать исполнителей, установить критичные для его отработки сроки. Сразу, в течение совещания стараюсь и, самое главное, имею возможность направить запросы на получение требуемой дополнительной информации, выдать необходимые поручения. К завершению совещания у меня обычно уже запущены все первоочередные деловые процессы по обсуждаемой теме. 

Одним из преимуществ нашей системы электронного документооборота является то, что она может обеспечивать работу в удаленном режиме. Это, конечно, важно не только для меня. Прежде всего, это необходимо для работы наших сотрудников, находящихся на объектах контроля. Они получили возможность оставаться в контуре документооборота службы, где бы не находились. Это значит, что при необходимости задать срочный служебный вопрос, контролер имеет возможность, в защищенном от сотрудников объекта контроля режиме, направить юридически значимое электронное сообщение (обычное письмо в системе электронного документооборота, с электронной подписью) и оперативно получить такой же юридически значимый ответ, не доступный «для постороннего взгляда». Это много для нас значит. Порой опытные, компетентные коллеги, находящиеся за многие тысячи километров, могут своевременно сориентировать, что и где еще можно оперативно посмотреть. При этом надо четко понимать что, когда найдено серьезное нарушение, если доказательная база собрана контролером неправильно, то в суде наша позиция просто не сможет быть защищена. Таким образом, очень важно чтобы наш сотрудник находился в постоянном контакте со специалистами службы, которые могут помочь ему как в поиске нарушений, так и в грамотной формализации результатов.
 
И, конечно, для нас очень важно обеспечить своевременный полный контроль за исполнением документов. Нарушение сроков процессуальных документов влечет за собой невозможность дальнейшей их полноценной реализации. СЭД помогает контролировать сроки, напоминая о них тем, кто уполномочен на эту деятельность. Система, с учетом ответственной работы пользователей, содействует предупреждению нарушений, а в случае их совершения нам сразу понятно кто виноват, так как автоматизированной системой ведется детальная история «жизни» документов.
 
Мы стараемся последовательно внедрять систему электронного документооборота в работу всех территориальных региональных управлений, понимая, что, таким образом, наши сотрудники получают возможность повышать эффективность своей работы.