Landocs.ru
МЫ ДАЁМ 100% ГАРАНТИЮ НА ПРЕДОСТАВЛЕНИЕ ЧЕСТНОЙ СТОИМОСТИ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ СИСТЕМЫ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДО ПОДПИСАНИЯ ДОГОВОРА И ГАРАНТИЮ НА ВНЕДРЕННУЮ СЭД В ТЕЧЕНИЕ 12 МЕСЯЦЕВ!



← Все Статьи

Обучение, которое себя окупит



В настоящее время многие организации, внедряющие или уже использующие системы электронного документооборота (СЭД) пренебрегают важностью профессионального обучения сотрудников. Часто руководители считают, что пользователи сами смогут освоить функционал СЭД в нужном объеме, используя инструкцию и вводное обучение при внедрении СЭД. В результате, вместо оптимизации работы организации, руководство сталкивается с целым комплексом проблем, которых можно было бы избежать. Если использовать профессиональный подход к обучению, затраты на него окупятся сполна.

1. Обучение сэкономит время квалифицированного персонала.

Практика показывает, что попытка сэкономить на обучении за счет направления обращений новых сотрудников к опытным коллегам влечет за собой немалые риски:

  • Опытному сотруднику требуется время не только на ответ, но и на его подготовку.

  • Сотрудники, проводящие обучение новичка, часто не могут передать свои знания, поскольку не обладают навыками обучения;

  • Регулярное отвлечение персонала от своих основных обязанностей серьезно тормозит ключевые процессы, в которых они заняты.

Наличие адаптированных под нужды организации учебных программ и материалов обеспечивает обучение новых сотрудников без нарушения рабочего процесса. Новые сотрудники получают устойчивые навыки работы в СЭД, проходят контроль полученных навыков в ходе тестирования, которое подтверждает их уровень владения СЭД.

2. Обучение увеличит скорость обращения документов.

СЭД призвана ускорить движение документов, и, если этого не происходит, существует большая вероятность, что сотрудники неправильно ее используют.

Обучение предполагает профессиональный подход к работе с СЭД. Каждая категория пользователей получает набор необходимых навыков для максимально продуктивного выполнения их рабочих операций.

Сотрудники, получив понимание того, как выполнение определенных действий в СЭД влияет на скорость прохождение бизнес-процессов в организации, осознают, что СЭД облегчает работу, сокращая количество необходимых действий для выполнения их рабочих операций.

3. Обучение снизит риски допустить ошибку и потерять информацию.

Сотрудник, не обладая навыками работы в СЭД, привыкший работать на бумаге или через электронную почту, рискует направить контрагенту не последнюю версию или отдать бумажную копию документа и забыть о сроках согласования. Напротив, контрагенты и руководство компании будут удовлетворены работой обученного сотрудника, так как ошибки при использовании СЭД сведутся к минимуму.

Обучение сочетает в себе как теоретические знания, так и практические навыки, снижает риски потери информации. Теоретические знания позволяют работнику ориентироваться в основах правового регулирования работы с информацией, а также понимать необходимость согласования в электронной форме. Практические занятия закрепляют навыки использования СЭД, снижая риск исполнительских ошибок при выполнении типовых операций.

Поэтому мы рекомендуем профессиональный подход к внутреннему обучению сотрудников, который предусматривает подготовку внутренних специалистов по обучению и обеспечение их всеми необходимыми учебно-методическими материалами. Подготовленный специалист с использованием учебно-методических материалов может осуществлять полноценное обучение сотрудников работе с СЭД. Подготовка внутреннего тренера длится от 5 до 10 дней, после чего он овладеет не только полными знаниями о функциональных возможностях СЭД, но и сможет самостоятельно разрабатывать обучающие программы и тестирование. При этом следует учитывать, что если количество пользователей СЭД более 100, то внутреннего обучения может оказаться недостаточно, и с большой вероятностью проявится одна из описанных выше проблем.

Если количество пользователей СЭД больше 100, но нет возможности провести очное обучение всех сотрудников, существует следующий вариант обучения: профессиональное дистанционное обучение, которое предоставляет заказчику эффективный инструмент для организации обучения, легко масштабируется и применяется для обучения большого количества сотрудников независимо от их места работы. Следует учитывать, что экономически выгодным такой формат является при условии наличия СДО (системы дистанционного обучения) и большом количестве слушателей.

В компаниях с небольшим количеством сотрудников, где наличие СДО нецелесообразно, дистанционное обучение можно реализовать путем создания обучающего видеокурса с эмуляцией и демонстрацией выполнения рабочих операций.

Очное обучение предусматривает подготовку комплекта учебных материалов (программа курса, комплект презентации, учебные пособия, практические задания, контрольные задания и методика оценки результатов), учебного стенд для проведения занятий, а также организацию обучения силами профессиональных лекторов, специалистов по СЭД.

Мы проводили оценку результатов входного и итогового тестирования, которая показала, что очное обучение обеспечивает лучшие показатели усвоения материала, в сравнении с дистанционным обучением.

Мы отмечаем эффективность смешанных подходов.

Дистанционное обучение + Профессиональное внутреннее обучение

Данный подход предоставляет следующие преимущества:

  • обучение большого количества территориально распределенных сотрудников;

  • наличие обучающих материалов, которые можно использовать для обучения новых сотрудников;

  • наличие собственного преподавателя в штате, который проводит дополнительное обучение и тестирование отдельных групп пользователей.

Очное обучение + Профессиональное внутреннее обучение

Данный подход предоставляет следующие преимущества:

  • индивидуальные курсы по группам пользователей с тестированием;

  • полный комплект документации, который можно использовать для обучения новых сотрудников;

  • наличие собственного преподавателя в штате, который проводит обучение и тестирование новых сотрудников.

подробнее об услуге обучения можно узнать по ссылке