Landocs.ru
Системы электронного документооборота (СЭД) на базе российской ECM-платформы LanDocs: Электронный архив, Канцелярия, Делопроизводство, ДОУ, ОРД, Договора и другие решения.



← Все Статьи

Есть проблемы, с которыми нельзя не столкнуться в процессе внедрения СЭД, сколько бы раз ты ее не внедрял



Начальник Управления делами ОАО «МОСГАЗ» Игорь Олегович Джума поделился опытом внедрения LanDocs в ОАО «МОСГАЗ» и ОАО «МОЭК».

Какие задачи требовалось решить с внедрением СЭД в ОАО «МОСГАЗ» и каких результатов в итоге удалось достичь?

Когда я пришел в ОАО «МОСГАЗ», здесь не было вообще никакой системы электронного документооборота! Для меня это стало неприятным сюрпризом, так как мне казалось, что каждая крупная компания просто обязана в своей повседневной деятельности применять системы электронного движения документов. Например, в ОАО «МОЭК», откуда я пришел, электронный документооборот существовал уже несколько лет. Здесь же пришлось создавать систему с нуля. Придя в ОАО «МОСГАЗ», я увидел просто горы папок из бумаг, которые росли словно «девятый вал» Айвазовского. И если руководство просило найти какой-либо документ, то это было весьма затруднительно. Поиск необходимой бумажки оттягивал на себя огромное количество временных и человеческих ресурсов. Регистрация документов осуществлялась в электронных таблицах EXСEL – полный примитив. Это вызывало определенные сложности, например, разные подразделения дублировали журналы документов. Доходило до того, что две службы Управления делами: «канцелярия» и «экспедиторская» вели двойной учет, заставляя сотрудников расписываться в двух журналах за один документ – это, естественно, тормозило скорость исполнения поручений. Да и сам контроль исполнения поручений и понимание статусов прохождения документов отсутствовал напрочь.

Для того, чтобы хоть как-то ускорить процессы делопроизводства, я организовал рассылку организационно-распорядительных документов посредством OUTLOOK. Это было сделано достаточно быстро и оперативно, но оставались неразрешенными вопросы оперативного поиска документов и контроля исполнительской дисциплины. Поэтому я вышел к руководству с предложением внедрения эффективной СЭД. Генеральный директор ОАО «МОСГАЗ» Гасангаджиев Гасан Гизбуллагович, после некоторых раздумий и консультаций, пошел мне на встречу, за что ему огромное спасибо.

Почему вы выбрали LanDocs для автоматизации работы с документами в ОАО «МОСГАЗ»?

Здесь было два фактора:

Первый фактор. У меня имелся весьма успешный опыт работы в ОАО «МОЭК», где я сам прошел весь процесс внедрения данной СЭД вместе с консультантами от начала и до конца. Позже я расскажу, почему в теплоэнергетической компании выбрали LanDocs. Поэтому мы связались со специалистами из ЛАНИТ, написали ТЗ и оценили проект внедрения. Проект на базе LanDocs полностью устроил нас по реализации требований, по срокам и по бюджету. Внедрили СЭД достаточно быстро – менее чем за полгода. Представляете, всего лишь в сентябре 2009 был подписан договор, а уже в первый рабочий день января 2010 года в режиме опытной эксплуатации мы начали регистрировать первые входящие документы. Конечно, во время опытной эксплуатации были определенные трудности двойной регистрации документов (в LanDocs и в EXСEL), но этот период был также краткосрочен – в конце апреля был подписан приказ о промышленной эксплуатации автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства ОАО «МОСГАЗ». К этому времени мы уже разработали все необходимые внутренние нормативные документы, которые описывали порядок работы в новой СЭД на базе LanDocs.

Второй фактор. За год до того, как я пришел в ОАО «МОСГАЗ», в компании нанимали консультантов, которые сделали выводы о необходимости внедрения на предприятии системы электронного документооборота. И в итоговом отчете было рекомендовано выбрать из двух систем, одной из которых была – LanDocs. Честно говоря, я был рад этим выводам, потому что в очередной раз подтвердилась правильность выбора СЭД в ОАО «МОЭК».

Что касается внедрения в ОАО «МОЭК». К моменту принятия решения по поиску новой эффективной системы в 2006 году, в компании в течении полутора лет применялась другая СЭД, но она не закрывала всех потребностей. По сути, было реализовано электронное хранилище документов, что конечно помогало в поиске, но не обеспечивало их электронного движения. Кроме того, отсутствовал контроль выдачи и исполнения поручений, что было неприемлемым для руководства. Я тогда, будучи начальником отдела делопроизводства, настоял на том, что предприятию нужна новая система, которая позволит не только управлять процессами, не только быстро доставлять поручения до исполнителей, но и эффективно контролировать исполнение поручений, простая база данных уже была совсем не интересна. В общем, было принято решение о замене системы.

На тот момент у меня не было опыта выбора систем электронного документооборота, и я начал читать статьи, искать информацию в интернете, посещать конференции, форумы и выставки. Обществом был сформирован экспертный совет из функциональных заказчиков, который сначала на основе рассмотрения презентаций компаний отобрал 5 систем, отвечающих нашим основным требованиям, а затем сузил этот перечень до двух. Мы попросили потенциальных разработчиков дать возможность встретиться с действующими пользователями обеих систем, и посмотреть работу каждой СЭД в режиме реального времени. Наша просьба была удовлетворена. Тогда на основе вашего продукта в одном из столичных банков я увидел, как можно в электронном виде быстро оформить командировку. Вот подготовили и направили руководителю служебную записку, и автоматически сформировался пакет документов - вышел приказ о командировании, распоряжение в бухгалтерию на выдачу командировочных расходов и так далее. Мне это тогда очень понравилось. Ознакомившись с работой в LanDocs в различных компаниях, мы удостоверились в возможностях системы, плюс интерфейс нам понравился больше, он был похож на OUTLOOK, что минимизировало сроки привыкания к СЭД будущих пользователей.

Отличались ли требования к СЭД, когда вы автоматизировали работу с документами во втором проекте внедрения LanDocs?

По сути, задачи ставились одинаковые – усилить контроль исполнения поручений и сделать работу с документами прозрачной. Было важно быстро находить документы и выполнять поручения в срок. Но, что такое, - не исполнить в срок поручение мэра? Это чревато неприятными последствиями, в том числе и кадровыми перестановками в компании. А за исполнение поручений по документам отвечает Управление делами и лично я, и я не имею права подвести генерального директора. Вот представьте себе, это хорошо, если поручение срочное, и с ним сразу начинают работать. А если срок исполнения месяц? Пришел документ на бумаге, положили и с большой вероятностью он затеряется в рутине. Система же должна была свести к нулю риски, связанные с человеческим фактором.

Что касается отличий, из проекта в ОАО «МОСГАЗ» мы исключили обучение. На это меня вдохновил один из докладчиков на Docflow, который сказал, что в крупные компании приходят работать высококвалифицированные специалисты, которые просто обязаны разобраться в системе самостоятельно. И если в ОАО «МОЭК» мы проводили массовое обучение, и потом доучивали каждого нового пользователя, то в ОАО «МОСГАЗ» мы ограничились разработкой и рассылкой инструкций по ролям новым пользователям, при этом никаких проблем с эффективность работы в системе у нас не возникло.

Какой положительный опыт из внедрения LanDocs в ОАО «МОЭК» вы смогли использовать при внедрении в ОАО «МОСГАЗ»? Каких ошибок и сложностей удалось избежать?

В ОАО «МОЭК» внедрение было масштабнее – сразу на 15 филиалов и Аппарат управления. Это было сравнимо с шоковой терапией, ибо никто в секретариате не знал, как это в итоге будет работать. В ОАО «МОСГАЗ» же все прошло поэтапно, согласно утвержденному плану, я бы даже сказал буднично. Далее в энергетической компании продукт внедряли, прежде всего, консультанты разработчика, заказчик же выступал скорее в роли наблюдателя процессов. А в ОАО «МОСГАЗ» заказчик уже имел опыт внедрения и самое главное эксплуатации продукта в течение нескольких лет и уже сам направлял разработчиков в требуемое русло. В процессе администрирования системы в ОАО «МОЭК» у меня сложилось понимание, что можно сделать лучше и при этом выгоднее по затратам. Это ведь как автомобиль, только поездив несколько лет, по-настоящему понимаешь все его достоинства и болячки. Поэтому в ОАО «МОСГАЗ» безусловно внедрились гораздо эффективнее. Нам удалось значительно сэкономить за счет оптимального использования пользовательских лицензий. А благодаря реализации возможности системы рассылать сообщения сотрудникам, которые не заведены в LanDocs, через корпоративную электронную почту - мы организовали доставку документов фактически до всех сотрудников, использующих в своей работе ПЭВМ. Мы оптимизировали контроль исполнения поручений - система стала рассылать автоматические напоминания за один и три дня по истекающим поручениям. Это очень хорошо самоорганизовывает. Так же, удалось оптимизировать регистрационные карточки документов. Благодаря предыдущему опыту, отказавшись от полей, которые менее всего использовались делопроизводителями, мы создали информативную, но при этом не громоздкую карточку. А еще мы заказали и соответственно вложились только в те отчеты, которые были по-настоящему нужны и которые используются нами постоянно для анализа исполнительской дисциплины.

Системой сотрудники предприятия активно пользуются уже более 5-ти лет. И сейчас она позволяет сопровождать, как и в ОАО «МОЭК», документы не только аппарата Общества, но и его управлений. С момента внедрения была заказана только одна доработка, а именно маршрутизация и возможность электронного согласования проектов приказов и распоряжений, а также организация движения электронных служебных записок.

Так что, наше предприятие, которое, кстати в этом году отмечает 150-летие образования газового хозяйства Москвы, может гордится своей автоматизированной системой электронного документооборота и делопроизводства.

С какими проблемами и рисками вы столкнулись в обоих случаях?

Крупные корпорации, в сравнении с небольшими коммерческими компаниями-трейдерами, более громоздки и по количеству людей, и по количеству задач, и по количеству совещаний. Мы понимаем, что и средний возраст руководителей достаточно зрелый, и их очень тяжело сдвинуть с привычной позиции «Как это без бумаги? Как это без живой подписи?» - это очень тяжелый момент при внедрении, приходилось буквально на пальцах многим разъяснять полезность нововведений, приводя примеры из жизни, – «Вы же на самолете летите уже без бумажного билета - просто по паспорту?!». Вот уже 3 года как у нас внедрена электронная служебная записка, но есть руководители, которым наличие бумажного документа принципиально. До сих пор некоторые из них распечатывают записки, подписывают, потом сканируют и отправляют их в СЭД, оставляя себе в папке-короне бумажный экземпляр, а ведь могли бы уже наверняка и пару деревьев сберечь на планете, отказавшись от этой привычки.

Так же нужно понимать, что внедрение СЭД весьма полезно для руководства – становится прозрачно, кто и как работает с документами. Сотрудники же, часто воспринимают внедрение СЭД как усложнение работы. Ведь их работа видна как на ладони, и многим, особенно нерадивым, это совсем не нравится.

В обоих проектах внедрения были проблемы организационного характера. Но в ОАО «МОСГАЗ» я уже был готов к сопротивлению, заручился поддержкой руководства, вел разъяснительные работы, начал заранее менять регламенты и инструкции по работе с документами.

Мне повезло, что и в ОАО «МОЭК» и в ОАО «МОСГАЗ» руководители развивали и продолжают развивать новые технологии, и, не забывая о дне сегодняшнем, работают также на перспективу, поддерживая, в том числе и развитие СЭД. Это очень ценно. И как результат, в обеих компаниях руководство отмечало, что внедрение СЭД обеспечило увеличение скорости прохождения документов и кардинально улучшило исполнительскую дисциплину, не говоря уже о скорости поиска документов.

Что бы вы рекомендовали тем, кто планирует внедрение СЭД?

Я бы посоветовал для начала четко спланировать задачи, которые система должна решить, сколько людей будет задействовано в процессе, то есть определиться с приоритетами, и нужно ли всем устанавливать систему. Начинать нужно с планирования, просто сесть и на пустом листке написать. Если этого не сделать, то поставщик решения навяжет тебе гораздо больше.

Второе, нужно набраться терпения и понимать, что будет масса недовольных, и лучше заранее заручиться поддержкой руководства и подготовить коллег к изменениям. Тем, кто уже внедрял, будет намного проще, начинающим же проект внедрения не помешает почитать профильную литературу и посетить конференции по автоматизации документооборота.

И третье, заранее создать пакет регламентирующих документов, в который должны войти инструкции по работе с системой, причем, это не тома руководства пользования системой, а индивидуально разработанные инструкции по ролям пользователей в компании. Это правила движения документов, и без них использовать СЭД тяжело и неправильно.

Подписаться на оригинальное издание Департамента систем управления документами «ПРАКТИКА», содержащее данную статью и другие новости сферы электронного документооборота, вы можете по ССЫЛКЕ